商品、原材料的接货是与企业的外部进行交易。首先提高与企业外部的交易精确度，然后提高企业内部的交易精确度，切记要依从这样的顺序。在这里，汇总了在商品、原材料等的入库阶段，物资管理负责人必须知道的要点和为提高库存的准确性应做的要点。

 

要点一：不接收非订货的物料和交货期前的物料

不接收非订货的物料是理所当然的。绝对不承认订货数量以外的交货。但是，无偿供给的材料、并从这个材料制作的，订货以外的物料的情况例外交货方中有在交货日之前急急忙忙交货的，但是订货时决定了交货期，当然要遵守交货期来交货。即使比交货期早就拿来也绝对不要接货。不接收的物料坚决放在交货者的地方，这一点也很重要。

 

要点二：明确卸下物料的场地

交货业主或者搬运业主运来物料。首先，必须明确物料的临时放置场地。一定不能与已接货、已验收的物料混淆。

 

要点三：确认交货单（或者送货单）和实物

交货单（或者是出库票据）一定要与物料同时送来。在物料中一定要有货物表和货物标签。最好是在入库时，在现场与交货单对照物料的入库内容和数量，在确认无误后，在接受单上加盖接受印章。库存不相符的原因之一就是此交货单与实际入库内容、入库数量有差错。

交货数量多时交货现场会混乱，交货时有的时候没有开箱确认内容和数量的时间。这时，一般只是将附在箱子上的货物表或货物标签与交货单和送货单对照，然后盖上接货印章。当然，没有进行这样的对照就不能盖接货印章。

在进货时，即使在不能确认货物内容的情况下，在当天之内也一定要打开货柜或箱子，确认其内容和数量。不允许没有确认货物内容和数量放在入库场地超过一天时间。另外，为了方便作数量核对，可以规定好进货方物料的装箱数量。

 

要点四：迅速放上仓库的货架

仓库的管理方法将在后文阐述，但已经核对过入库内容和数量的物料必须迅速放入指定的库存场地。在入库物料中，也有要马上在现场出库，或者必须向顾客发货的物料。这些都要迅速运到各个指定场地进行整理，这一点很重要。

 

要点五：迅速在库存总账、进货（赊购）总账上记账

与实际物料核对过的交货单要迅速移交给库存总账、订货总账的记账员，一定要在库存总账以及订购总账中记入入库数。当然也应更新库存余额和订购剩余。将单据积压几天才记账是不允许的。当天的变动请在当天就记账。如果及时记账，不会是多大的工作量，但是如果积压下来就会加大工作量，而且会降低速度和准确性。

必须进一步将交货单内容记入进货（赊购）总账，要以同样的交货单内容更新库存总账和进货总账。

赊购余数与交货业主提出的要求相符，进一步与库存数相符的话，就证明这种进货交易是正确的。但是，即使要求与赊购数相符，但与库存数不符时，就要怀疑是否真的是按照交货单进的交货量，交易是否正确。但是在这个阶段也不能检查出有什么差错。归根结底，每天都要认真确认交货单内容和实际物料，否则日积月累，误差就会越来越大。

 

要点六：要核对正式的交货单和送货单

原则上应该把实际物料和交货单组成一套，但是经常出现过后才邮寄正式交货单的情况，这时就应该用送货单代替。在没有送货单的情况下，接货方就只有制作临时的单据（临时单据）了。

所谓送货单，一般是没有单价和金额的，它不能叫做正式单据。虽然只是用这种临时单据作进货处理（库存总账记账等），但请接货负责人绝对不要忘记在正式交货单到达时一定要与此临时单据进行核对。如果有误，一定要进行改正。

 

要点七：数量等有误时要在现场订正交货单和接货单

接收货物时如果能发现交货内容、数量有误，请就在现场订正交货单和接货单。有时在接收单上盖了接货印章后，才在验收时发现不合格品，或者以后在生产现场发现不合格（验收后不合格品），这种情况就只有用退货等的办法进行处理。应该明确规定这种情况及数量有误等情况的处理规则。并且确实按照规则制作退货单，这是很重要的。

 

交货单

对于交货者来说是正式的销售单据。一般是交货单（副本）、交货单（正本）、请求明细表、接货单等的一次记帐（one-writing）单据（注：即使用复写纸的一次多份复制单据）。因为这是正式的单据，不仅列明数量，还必须列明单价和金额。原则上交货单应该与物料一起送来。必须确认数量和内容，同时应从这个交货单同时作库存管理方面的进货处理和赊购方面的进货处理。

送货单

所谓送货单，一般只记录数量，没有记录单价和金额，因为不是正式的交货单，用它作进货处理时，必须要在以后与正式交货单进行核对。