一、品管圈圈会记录很重要
一期品管圈活动约4个月，就以每两周开一次圈会言之，总共也应开8次以上的圈会，圈会非常重要，一定要落实，不可应付或草率，这是训练圈员们提升水准很重要的摇篮，圈会开得好，品管圈的预期效果才能呈现出来。如果圈会随便、草率，品管圈活动会有多大效果，那是骗人的。因此，在一些较正式的品管圈发表会，或是对圈的评价中，也审查圈会记录，以了解圈会的情形。
品管圈圈会每次持续约50～60分钟，一定要做会议记录。该会议记录人员，一般是由圈长指定或由圈员轮流担任。担任会议记录，也是对圈员的一种训练，无论是聆听、速记、整理，还是书写做结论等，都是很重要的环节。

二、圈会记录簿
通常，会由事务局统一设计并印制全公司性的品管圈圈会记录簿或记录表，每个品管圈开圈会时必须使用这种纸或表，并装订成册，笔者设计如下记录表，可供读者参考使用。
内容包括圈名、圈长、辅导员、开会日期、开会起讫时间、总开会时间（分钟），本次会议主题、发言率（%）、出席者签到栏、缺席者姓名栏、出席率（%）以及会议内容，最底下则是签名栏，有圈长的、辅导员的、主管的，最后是事务局的，这是圈会记录的第一页，当然一次会议下来，一页纸是不够记录的，此时就可由各圈自行用A4纸作为续页填写即可。这些续页就不必印制成任何格式，这样可以节省很多成本，只要第一页有统一的格式，整个记录簿就不会乱了。

三、每次圈会必须有主题
在圈会召开前，圈长都要通知圈员参加。此通知单，除了有时间、地点外，还有“讨论主题”，这可让圈员们事先准备，至少心中有个谱，那么开圈会时，就可提出讨论。因此会议主题是很重要的，如果开会没有主题，大家不知如何讨论，最后也会没有结论，就成了会而不议，议而不决了。
出席率（%）也应记入，在审查委员审查会议记录时，出席率（%）是很重要的一个项目，其计算公式为：
会议出席率（%）=实际出席人数（人）/该圈应出席人数（人）×100%
会议内容的记录方式：
记录人在做会议记录时，并不是只记录会议的结论而已，应将每一位圈员，包括圈长的发言内容，重点记录，连发言者的姓名也应记入，这才能够算出发言率（%），其计算公式为：
发言率（%）=有发言之人数（人）/参与圈会的总人数（人）×100%

四、会议记录表格式，供参考