公司既然实施品管圈活动，一定希望活动能落实、持续，越做越好，因此，每圈活动结束后，不论成果大小，都应将活动成果整理成册，并保存之，一来希望对圈长、圈员参加品管圈活动有一个记录，提升成就感；二来可作为日后或其他圈实施品管圈活动的参考。参加QCC发表时，就可从这里获取参考资料，做成报告PPT，活动记录内容如下（以问题解决型为例）：
1.封面
包括圈名、圈徽的意义，公司名称、部门名称、所属工作单位，活动日期等。
2.公司简介
这在参加公司外的圈会发表时尤其重要，包括公司简介、坐落地点、主要产品、销售地区、公司的理念、方针等。
3.圈简介
含部门、工作别、辅导员、圈长及圈员姓名，必要时可作年龄或年资的分布介绍等。
4.上期活动追踪
这是上期或上数期活动状况的说明，以及改善后的成果是如何维持等等，常用推移图来显示。对首次活动的圈，当然就没有这些资料。
5.主题选定
最好是以主题选定表来呈现选定主题的过程，及选定的理由，如能透过数据，说明主题选定的理由或背景则更佳。
主题要以明显的方式呈现，特性要明确。
6.流程简介
就所选定主题的相关流程做简单介绍，应以图的方式表示，以虚线标出本期活动的范围。
7.活动计划表
依QC-STORY的顺序透过甘特图来呈现，期间一般为4～6个月，表的最右边可加上各阶段工作的主担当及协办人员。
8.现状掌握
将相关项目的调查过程及结果详细说明，如查检表及数据等。查检表一定要有履历项目，数据应说明来源。
9.重点掌握
如何分析数据，得出关键重点，柏拉图是常被使用的方法，也有使用柱形图。
10.要因分析
对重要项目探讨其原因，经要因验证后，选出重要要因4～6个，鱼骨图可依实际情形作图数个，不限定一个或两个。
11.对策实施
计划提出对策经评估后，做试行的计划，包括试行日期及负责人等，可以甘特图表示。
12.对策实施状况说明
可透过照片或图示的方式，做改善前及改善后的不同点比较，要说明时间、日期、负责人及成果，这点很重要，可以加重分量状况说明。
13.效果确认
可利用推移图做改善前、中、后的比较，记得计算平均值，并以平均线作比较。
14.效果维持
应制订出标准化，将有效的对策转换成具体标准，可同时列出原来标准及改善后标准，用来比较效果上的不同，如能将纳入标准化体系的编号、日期明示则更佳。
15.成果检讨
有形成果可简单用柱形圈表示，也有显示节省金额的图，无形成果一般都用雷达图表示。
16.反省及今后做法
针对目标的达成状况，以及整个活动的过程作出反省，检讨出优缺点。
并对今后应如何继续进行做简单报告。
最后也可放入一些心得感想等。
如能加上下期活动的主题选定更佳。