一、圈会要全员参与、全员发言
品管圈活动关键是“活动”，如活动不好，那么单单4～7人组成一个圈，容易僵化，发挥不了作用，而活动离不开圈会，圈会又离不开发言。因此，如何使圈员们在开会时能多多发言，全员发言，确实是一件很重要的事，而这个责任主要是在圈长。
很多圈员在开圈会时不喜欢发言，每当请他们发表意见时，总是以“没有意见”、“没有问题”、“都可以啦”或摇摇头、低头不语，这种会开起来一点意义也没有，更影响了下次圈员们对开圈会的兴趣与信心。
 
二、如何使圈员踊跃发言？
如何使圈员们能踊跃发言，有下列几点建议：

1、做好开会前的准备
尤其是开会通知单，应在约3～4天前发出，最好是书面的，通知单除了要注明开会时间、地址之外，“讨论主题”也要明确，并注明：请各圈员们针对主题先思考一下，并记录下来，以便在开会时得以提出讨论。另外，也要在通知单上注明：上次分配工作之执行状况，要做说明等等。以便让圈员们先作准备。

2、脑力激荡术必须活用
既然要大家发言，发表不同的意见，那么大家的看法角度一定会有所不同，因此，意见就会五花八门。这时，不管所提意见如何，一定要用脑力激荡术中几个原则，即“不批评”、“异想天开”、“多多益善”、“搭便车”。

3、可采用轮流方式发言
当有人没有办法马上发言时，圈长不可逼迫他，可请他慢慢思考，先请后面人先发言。

4、主席可采诱导方式请圈员发言，如：
·某某圈员您认为如何？
·某某圈员您可否再详细说明一下？
·某某圈员有没有相反的意见？

5、相互尊重，做好记录
每当圈员发言完毕，主席应稍为重复一下，表示听见了，不可一言不发，就换下一位发言，会让人怀疑“你到底有没有在听我的意见”。每个人提出的意见不论好不好，都应做记录。此时如能将发言人姓名也记上则更佳，日后可用来统计发言率。
只要大家发言踊跃，开会时间不用太久，一定会有效果。由于大家受到了尊重，这个圈会就能成功。
 
三、圈会通知单举例