一、辅导员不宜由别的部门的主管担任
辅导员，顾名思义，就是辅导品管圈的人，最好由该圈的直属上级主管来担任，如股长、课长等，不可以由别的部门的主管担任。品管圈活动是要解决现场问题的，也是提升人员水准的，提升人员水准也会提升企业水准。因此，直属主管一定要非常关心品管圈活动，有任何问题都应适时给予辅导，如果由别的部门的主管担任辅导员，因这些圈员都不是他的属员，要解决改善的问题也不属于他负责的问题，就失去辅导的意义，而且辅导也不容易。

万一该圈活动失败了，辅导员（别的部门主管担任的话），可以借口说别的部门属员不听他的指导，或说该圈的主管不支持、不配合等等，而该圈的直属主管也推卸责任，借口说又不是辅导员，很难插手……形成“三不管”地带。因此，辅导员由其直属主管担任最佳。

二、如何扮演称职的辅导员？
那么，应如何扮演一位称职的辅导员呢？有以下几点说明：

1、彻底了解品管圈活动的意义、精神及目的
这点很重要，在本书中对此已有过讨论，品管圈最主要的特点是其成员以基层员工为主的，与QIT（专案改善小组）是不同的。
品管圈活动是自动自发的，不可强迫，否则难以产生有形及无形成果，尤其难以生产更为重要的无形成果。部门主管或辅导员必须对品管圈有深入的了解、体会及认同，否则连自己都怀疑品管圈，怎能扮演好称职的辅导员？

2、一定要支持，并给予适度的辅导
公司管理层如果方针明确，要实施品管圈活动，则必须全力支持、配合，并给予适度的辅导。笔者也常看到一些辅导员只是挂名而已，不但不懂、不配合、不支持，也不想学习，虽然不敢公然反对公司实施品管圈的做法，但心中就是看不起品管圈，反对品管圈，这是很要不得的，这些人之所以会这样，主要是因不懂品管圈，因此对主管辅导员的QCC培训是很重要的。

3、多关心、多鼓励
品管圈在开圈会时，辅导员最好能到场，不一定要全程参加，鼓励一下，教导一下，圈员们就会发觉主管的关心与用心，使活动更认真。尤其，当圈长将会议记录呈报时，辅导员必须认真阅读，并给予适当的评语，评语应以鼓励为主。如发现有很大的缺点，应以婉转的语气教导之，千万不可责备或浇冷水。对圈员所提的意见要重视，可行的表扬；不可行的，要说出不可行的理由。同时，一定要感谢他们提出的意见，最后还要欢迎圈员们多多提出宝贵的意见。

4、找机会多宣导品管圈的好处
虽然宣传引导是事务局的工作，但身为辅导员，经常与圈员们在一起，可通过早会、晚会，对品管圈关心一下，肯定一下，表扬一下，甚至在适当场所提供圈员制作品管圈园地，都是很好的宣导方式。

5、主持圈长会议
找时间与圈长们沟通沟通，了解各圈的活动进度、进展、困难点，并给予适度的解决，如发现圈员对QCC理解不够，可给予他们短时间的培训，或反映给事务局及时处理。