生产跟单是一项综合性工作，跟单员不但要了解、熟悉企业的生产与运作，更要具备非常专业的统筹计划、实施生产、协调沟通以及跟催、谈判等能力。

一、生产跟单员的能力与知识要求

1、分析能力
分析客户的特点及产品的价格构成

2、预测能力
预测客户的需求、企业的生产能力及物料的供应情况，以便安排接单、生产及交货等工作

3、表达能力
文字、语言表达能力强，善于与客户沟通

4、合作能力
能与各部门人员进行有效合作

5、人际关系处理能力
善于处理与客户、上级、同事以及外单位人员的关系，以便获得他们的帮助和支持

6、谈判能力
掌握一定的谈判技巧，具有一定的谈判能力

7、管理与推销能力
对外是推销高手，对内是管理行家

8、专业知识
熟悉产品知识，了解产品的原材料构成、来源及成分，清楚产品的特征、款式和质量

9、物流知识
熟悉并掌握运输、装卸搬运、保管、配送和报送等知识

10、法律知识
熟悉合同法、票据法、经济法等与跟单工作有关的法律知识，做到知法、守法、懂法

二、跟单员的行为规范

1、接收订单工作规范
◆接单时必须要求客户传真书面订单，如因客户存在特殊原因而无法传真书面订单时，跟单员需要求该客户填写《特请单》或《送样（赠送）申请单》，经生产经理审批后方可下单给生产管理办公室
◆订单以书面形式为准，口头订单应详细记录，并经生产经理审核后方可下单
◆审核订单，包括产品的规格、价格、交期等
◆审核订单时如发现订单不清楚，应先查阅客户资料，如查询不到，则应立即询问此客户所属业务员或直接与客户联系
◆订单与客户以前所用规格不一致时，应及时与客户进行沟通
◆订单确认完成后，需按客户要求下单给物控部，同时在《订单记录表》上登记，并及时将订单回传客户，若不能满足客户交期需求，应立即与客户协商，并在订单上注明实际交货期，请客户签字确认

2、跟单准备工作规范
◆全面准备并了解订单资料，包括客户制单、生产工艺、最终确认样、物料样卡、确认意见或更正资料，确认所掌握的所有资料之间的制作工艺细节是否统一、详尽。对指示不明确的事项应详细反映给技术部和业务部，以便及时确认
◆仔细审核客户确认的小样，包括颜色、形状、性能等
◆仔细审读订单合同复印件，明确订单的质量要求、标准、交期、数量等
◆保证公司与外加工厂之间所有要求及资料详细、明确，并订立书面协议
◆了解各加工厂的生产、经营状况，对工厂的优劣势进行充分评估
◆仔细审核与订单相关的其他资料

3、产前样跟单工作规范
◆按客户提供的样品，要求加工厂做产前样，产前样必须下达《打样通知书》，内容包括外观颜色、手感、形状、性能、品质以及完成时间等
◆打样所规定的材料要求与订单一致，杜绝使用其他替代品
◆根据打样通知书，督导打样人员正确进行产前样作业，提高打样准确率
◆产前样说明卡需贴在规定表格内，根据打样通知书标明型号、编号、送样日期等
◆产前样物料卡要妥善保管，并编号放好，做到使用的时候随时能找到

4、作业跟单工作规范
◆与工厂明确订单合同的各项要求，物别是质量标准和交期品数量，同时填写《物料组织生产进度表》，及时向上级领导汇报
◆根据订单交期，要求加工厂制订物料计划和生产计划，确定分阶段的成品数量，同时填写《物料组织生产进度表》，及时向上级领导汇报
◆物料进加工厂后，督促加工厂在最短时间内根据发货单进行详细盘点，并由加工厂签收，如出现少料、多料应及时清点并确认
◆根据双方确认后的物料损耗与加工厂共同核对的物料的溢缺值，以书面形式将具体数据通知公司。如有欠料，需及时落实补料事宜并告知加工厂。如有溢余则告知工厂退还公司，并督促其节约使用，杜绝浪费现象
◆关于工序质量跟踪，跟单员需要做好以下工作：
①是否在规定的检验条件下进行品质检验，工序质量的控制措施是否完善
②小样、确认样是否正确一致
③不定时到车间检查，问各工序的管理人员了解生产过种中出现的问题，如有必要，需向客户或部门主管反映
◆如加工厂前期未打样，需安排其打样并确认，将检验结果书面通知公司负责人和技术部门，特殊情况需交至客户，确认无误后方可正式生产
◆投产初期，每个车间、每道工序必须高标准地进行半成品检验，如有问题要及时反映给上级领导或本公司技术部门，并监督、协助加工厂落实或整改
◆每个车间首件成品下机后，要对其尺寸、做工、外形、工艺进行全面细的检验，出具检验报告书及整改意见，经加工厂负责人签字确认后留工厂一份，自留一份并传真至公司

5、作业跟单工作规范
◆每天要记录、总结工作，制定第二天的工作方案。根据生产计划表，每日详实记录工厂物料进度、投产进度、产成品情况、投产机台数量，并按生产计划表落实进度，生产进度要随时汇报
◆针对客户方或公司所提出的制作、质量要求，监督、协助加工厂落实到位，并及时向公司汇报落实情况
◆订单生产结束后，详细清理现场，收回所有剩余物料
◆对生产过程中各环节（包括公司相应部门和各业务单位）的协同配合力度、出现的问题、对问题的反应处理能力以及整个订单操作情况进行总结，以书面形式报告公司主管领导

6、检验跟单工作规范
◆生产出成品后，需要不定期抽验，做到有问题早发现、早处理，保证成品质量和交期
◆按国际标准或公司内部检验标准进行检验，并保证检验方式的正确性
◆在标准检验条件下，以确认样为准，同时参考小样或原样进行对比，不符合产品质量的产品必须进行返修
◆检验时需要检验外观质量及进行性能测试，以保证达到客户的质量要求

7、产品包装跟单工作规范
◆根据不同的产品，采取有针对性的包装方式，包装箱外必须注明型号、颜色、数量、日期、订单号等
◆成品包装完毕后，要将订单数与装箱单进行核对，检查数量、型号是否相符，如有问题必须查明原因并及时解决
◆当天下午需打印第二天需出货的产品的送货单

8、产品送货跟单工作规范
◆送货单与派车单一并交由主管领导审核
◆必须登记客户名单，并致电要求其回签送货单，如超过三天未回签，应书面报告市场经理予以解决
◆所有送货单必须于第二天上午收回，并整理归档
◆收回送货单时要审核送货单是否有送货人、收货人签名（收货单位印章）
◆收现金或代收货款的送货单，送完货后立即将财务联及产品出库单交财务部
◆前一天出货的所有出库单，在第二天上午8：00前交于主管部门，由相关人员审核出库单的客户代码、产品名称、出货数量以及签收栏内司机有无签名（无签名需问清楚原因）
◆所有客户必须设立相关档案，当订单完结后应于当天存档，做到日清日毕