生产实务之组织基本单位划分方式
一、组织架构基本单位划分方式
由于管理幅度的限制,一个企业在划分部门后,究竟以什么为根据最恰当,是必须考虑的问题,首先说明基本单位划分方式。
1. 按人数划分部门
把一定人数的工作性质及程度相同的工作人员,交由一主管负责指挥以执行工作,这种部门划分方式完全基于管理幅度的需要。在这种部门划分方式下,个人能力的充分发挥事部门效率的最重要因素。体力劳动工人等可采用此种部门划分方式,由于以下三个理由,此种部门划分方式,已渐渐不被采用:
(1) 机器、工具的改良以及劳工技术的进步,使纯粹依靠体力劳动工人日渐减少。
(2) 按人数划分部门的方式仅适用于较低基层单位,中层以上之单位,皆须配属不同专长的人,才能圆满的达成任务,此种部门分划方式无法提供其需要,故不被采用。
(3) 事实证明:由各种不同专长及不同技术的人员配合工作,其效率远高于集合程度相同的人员一起工作,同时全部程度相同的人员一起工作,对于工作方法,很难有突破性的改进。
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2. 按企业的功能划分单位
任何企业为了达成其营利之目的,皆必须具备生产、销售、财务等三种功能。因此,企业的这三种功能,即称之为主要功能通常并列于组织的一级单位;其主要的功能的延续即为引申功能。为了执行引申功能而增设的单位,通常列于组织的二级以下。按功能方式划分单位,其中之一级单位生产部、财务部、业务部(以销售业务为主),系按照企业之主功能来划分,引申功能如会计课、内销课等则为二级单位,这种单位分划方式的优点:
(1) 合于逻辑:事实也证明这种分划方式,久已被采用,并具有相当实效。
(2) 组织之权责分明,可赋以各部门以清晰的成果目标,而易于考核各部门之效率。
(3) 企业之三种主要功能,同列于一级单位,易受主管重视。
(4) 生产、销售、财务各单位职责分明,利于运用专业分工的原则。
以企业功能划分单位亦有以下三个缺点:
(1) 各部门仅注意本部门的目标,而忽视企业整体目标,同时人员仅了解本部门业务,对全公司的情况则所知有限。如果部门间缺乏协调与了解,就整个企业而言,不一定能获得最佳的效果。
(2) 各主要功能部门主管担负各企业功能之全部成败责任,负担至为沉重,同时少数人将影响企业成败,故人选不易。
(3) 企业副总经理以上的高级主管方能处理企业全盘业务,其它职员只能处理有关本部门之业务,对于后起人才之培养,甚为困难。
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3. 按产品划分单位(事业部制组织)
经营数种产品的企业,为了简化管理业务以及利用专才之故,使用这种方式甚为有利。
A. 事业部制组织之优点:
(1) 各事业部门首长对其本部门之盈亏负全部责任,加强其责任感,最适用于目标管理。
(2) 充分利用专才也利于专才的训练:这种分划方式可集合各该产品之专才于一堂而予以充分发挥,同时由各产品事业部门负责训练其所需专才,效果较为良好。
(3) 研究发展工作亦得实效:集合某一产品之专家以从事该产品之研究,容易得到实效。
(4) 易于满足顾客的需要:以产品分划单位,对于推销,接受订货,交货以及售后服务等工作易于进行。
B. 缺点:
(1) 不利于各部门的协调,影响组织的安定性,各部门只知其个别目标,而忽略全企业的总目标。
(2) 部门主管的专权,各事业部门主管既负有生产、销售、财务之责,自必赋予相当之权;企业为了避免各产品事业部门主管专权的弊端,通常可将财务控制权收归中央控制。
4. 按生产程序或设备划分单位:
生产工厂的基层单位通常采用这种单位划分,例如:生产工厂按其生产程序划分为铸造课、冲压课、空装课、电镀课以及装配课等,以循序完成产品制造工作,这种单位划分方式最大的优点为便于管理,同时也有经济的优点,图2-7是按生产程序或设备划分单位的案例。
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5. 按地区划分单位:
分散在各处的企业通常用这种划分单位方式,将某一区域内的业务全部划入一单位;由某一主管全权处理,这个单位应能执行企业的生产、销售与财务等三种功能;理由乃是利用地区性业务的某一些经济条件,例如接近原料接近市场,廉价的工人等;另一理由乃减少总公司决策单位不了解地区特性而做了错误的可能。因为各地区有其或多或少的差异,诸如消费者的偏好,各地政府的规章等等。会使总公司因不了解当地情况而做了错误的决定,按地区划分单位即可消除这种弊病。其它如联系方便,能随时采取应变措施、促进条协、加强控制等,但由于发讯的发达,这些已不是很充分的理由。按地区划分单位的优点,可归纳如下:
(1) 建立地区性的商誉。
(2) 减低地区营业费用。
按地区划分单位的缺点:容易使组织引起严重的管理问题。
6. 按顾客划分单位:
大量生产的结果,企业经营已由原来的生产导向迈向营销导向,一切以顾客的满足为前提,按顾客化分单位是为适应这种需要而被采用。一般来说,生产部门不按照顾客划分单位,但销售部门以顾客来划分单位能迎合顾客的需要;其缺点在于有浪费人力、物力的可能。
7. 综合性划分单位:
前述六种不同的单位,显然各有其优劣点,如能将各种单位分划方式,视实际需要综合的运用于同一组织中或许能有更好的效果。例如一级单位按企业功能划分,二级以下则按其它方式划分,这种做法是可行的,因为划分单位的目的是在如何能分派工作使企业目标易于达成,任何一种划分方式如能达成这个目的,这该是受欢迎的划分方式。
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二、不同的单位划分方式的评估及决断
只要有易于达成企业目标,则各种划分方式皆无不可。大体上说,一级单位仍以企业功能来划分较为合理,生产、销售、财务各由一位主管全权负责,管理当局可集中注意使幕僚和勤务单位相互配合而不致有所困扰。虽然也有一级单位不按功能分划方式,但是财务部门无论如何应列于一级单位;二级单位以下,则可视需要而选择其它各种划分方式。特别要强调的,单位划分乃为达成企业目标的手段。
三、电子公司的组织系统
若以组织型态及权责来划分,则电子工厂的组织系统在概念上可分为四个阶段:
1. 决策层次(Top level)
为决定企业最高营运策略与方向的阶层,此层次通常包括公司企业组织内的董事会、董事长、常务军事、总经理、总经理室的人员等。
2. 管理层次(Management level)
为依据策略层次之既定营运策略及方向,订定具体实施方法的阶层,其权责再拟定具体实施计划,设计管理致方法等。
3. 管制层次(Control level)
为依据管理层次之具体计划及管制方法,实际负责实施以管制及指导或教育基层作业人员的层次。一般系指公司内部的组长、班长、领班人员,或亦有包含课长级人员者,一般俗称督导人员阶层(Supervisor’s level)。
4. 作业层次(Operation level)
为实际受上层人员之指导与管制,而从事各种第一线作业的阶层。