供应商的审核的方法与程序
供应商审核主要是对现有供应商的日常表现及年度质量体系进行考评及审核,其目的在于持续监督供应商的生产或服务能力、产品质量、交付及时性等,从而有效控制供应质量。一旦在审核中发现问题,企业应及时督促供应商解决,并帮助供应商进行自我改善。
供应商认证是在企业与供应商双方都有开拓业务关系的意愿的基础上进行的,认证对象为潜在供应商。企业会要求潜在供应商完成调查问卷,在作出评估后,告知评估结果。
如果企业有兴趣和供应商进行合作,即可启动后续的认证步骤:和供应商面谈,讨论供应商对调查问卷的回复情况;根据面谈结果,决定是否需要现场考察;然后,进行样品测试和小批量测试,确保供应商所生产的产品满足要求,其产能能够满足需求。通过认证的供应商,将被纳入企业的合格供应商名单中。
审核供应商会耗费企业大量的人力与物力,因此,供应商审核无法针对所有初选供应商进行。企业应在已经完成对供应市场调研分析、对潜在供应商已作过初步筛选的基础上,有针对性地对入选的供应商进行审核。
一、供应商审核的方法
审核供应商的主要方法可以分为主观判断法和客观判断法。所谓“主观判断法”,是指依据个人的印象和经验,对供应商进行的判断,这种评判缺乏科学标准,评判的依据十分笼统、模糊。“客观判断法”
是指依据事先制订的标准或准则,对供应商进行量化的考核和审定,包括调查法、现场打分评比法、供应商绩效考评法、供应商综合审核法、总体成本法等方法,如下表所示。
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二、供应商审核的程序
二、供应商审核的程序
供应商审核是一项复杂而又极具系统性的工作,它的成功实施有赖于制订一套固定而又简明的审核程序。一般来说,供应商审核需要经过以下4个环节。
1.市场调研,搜集供应商信息。对供应市场调研、搜集供应商的信息是供应商审核的前提。只有掌握了翔实的资料,才能对供应商作出客观、公正的审核。在市场调研阶段,应该从供应商的市场分布,采购物品的质量、价格,供应商的生产规模等方面,来收集供应商的信息资料。
2.确定供应商审核的主要指标。对于不同的供应商,审核的指标也不同。企业应该针对供应商的实际情况和本单位外包品的品质特性,为所要审核的供应商制订具体的审核指标(如交期、生产能力、付款、财务状况等)。
3.成立供应商审核小组。对供应商进行审核时,应视不同的外包品,成立相应的审核小组。
对于一些标准品及金额比较低的外包品,可以由采购人员组成审核小组。这种方式最简单,也最为快速、方便。对于非标准品、价值金额较大的外包品,则可以成立跨功能小组或专门的审核小组来执行审核的任务。所谓“跨功能小组”,是指依据外包品的性质,由采购部、质检部、生产部(工程部)、销售部、财务部的主管或相关人员共同组成的临时性审核组织。
4.进行综合评分。供应商审核的最后一个环节是对供应商进行综合评分。审核小组应权衡每个审核项目的重要性。分别给予不同的分数。然后根据供应商反馈的调查表及实地调查的资料,编制供应商资格评分表。
企业依据以上4项审核步骤,再结合企业实际情况和供应商审核的具体要求,自行设计供应商审核流程。下图为某电子企业供应商审核流程,仅供读者参考。
通常情况下,企业应将供应商审核安排在供应商认证之前进行,其目的在于确认、筛选出优质供应商,优化供应商结构,提高企业的竞争优势。