采购管理手册
为了使内部各单位在执行采购作业时有章可循，企业、政府机构、学校、医院、社团等各种组织通常都会制定“采购管理手册”、“物料管理手册”、“采购作业规定”或“采购管理规则”等名称的文件（以下统称为“采购管理手册”），以促进采购活动的制度化与合理化，并能达到适质、适时、适量、适价等目标。
一、采购管理手册的目的
采购管理手册的基本目的是为了有效地将资讯传播给每一个相关的人员，因此不管公司大小，采购管理手册中都应该提供必要的指导原则，以方便有关人员对采购政策、程序和架构的了解与控制。
二、采购管理手册的内容
采购管理手册的内容包括：
总经理序言；
采购部门的目标；
采购部门的工作范围与任务；
组织系统图（在全组织中的位置、部门内组织）；
限制事项（购买许可的必要条件、品质的决定、购入免除项目）；
有关供应源选择的方针（仅与可信赖的供应商交易、竞标的条件、供应商的评价方法）；
有关发出订单或契约的方针（商谈一概由采购部门进行，禁止采购部门以外的人下订单）；
有关与供应商接触的方针（面谈方法、与其他部门的供应商面谈手续、估价的保密、抱怨的受理，以及禁止向其他部门的供应商直接要求目录或样本等）；
采购部门与其他部门的关系（信息的掌握与提供、对规范及数量的要求重新考虑的权限、购买记录的限阅等）；
有关集中采购与分散采购的判断基准；为从业人员的采购方针（公司业务上使用的，但按照惯例由员工自付品，如计算器、圆珠笔等）。
采购管理手册里倘若对方针的基础、该方针的目标等予以了说明，则可作为教育培训用的教材或管理用的指南。必要时，采购管理手册的内容可概括为：与顾客的关系、部门间的关系、伦理上的考虑事项、团队力量与协调，适当的品质、数量、价格，以及有关价值的原则判断基准、规范的使用方法、与采购有关的法律基础、商业行文、报告的举例等。
三、采购管理手册制定的方式
1.采购管理手册的制定要求
采购管理手册可依公司的大小、业务范围以及不同的需求而有许多不同的形式，但是不管何种形式，采购管理手册的内容必须根据公司整体的政策而制定。一般的公司都把采购政策建构在总公司的制度中，而分布在各地区的采购部门则可依据当地的实际情况对总公司的政策作适当的调整与修正，而且这项修改要报总公司获得同意才可施行。
2.采购管理手册的架构
采购管理手册并没有一套标准的架构，不同的公司有不同的形式。完整的采购管理手册应该包括组织架构、职务、权责、功能、公司政策、部门政策、程序、流程、指示、规范和有关公司特殊事项的指导原则。每一个企业或机构的采购管理手册，都是依据组织的特定需求来设计的。
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3.采购管理手册的格式
【实例】
1．功能与目的
2.内容
（1）组织
①管理和组织图。
②采购、仓储和运输流程图。
③采购、仓储和运输的职责。
采购经理。
运输经理。
仓储管理员。
采购、仓储和运输职员。
④采购和其他组织部门的关系。
⑤公共关系
（2）政策说明书
①授权金额水准
资金拨用申请。
请购和库存申请。
采购订单和合约。
租赁、租赁采购、租赁退回。
应付账款和发票金额折扣的差异。
②采购道德规范。
③利益冲突。
和公司政策手册的利益冲突。
目的。
政策。
定义。
职责。
指示。
④礼物和红包。
定义。
政策制定的原因。
不允许。
礼物必须返回。
什么是被允许的。
⑤采购和供应商的关系。
供应商责任、能力。
⑥业务人员拜访工厂。
⑦期限和条件、采购订单、合约。
⑧采购职权和责任。
质问需求的采购职权。
紧急采购。
供应商的协调与谈判。
个人用途的采购。
直接来源采购。
在多家供应商竞标规划的采购政策。
采购管理手册的格式应该依据个别的需求而量身定做。一般而言，采购管理手册都会以活页的方式装订起来，方便人们翻阅。现在则因为电脑的使用普及，许多公司都把政策、制度在电脑中建档，这样更方便需求者能立即调用，也方便公司在修改制度时以更快的速度更新，而不必像印刷品花较多的时间去重新排版印刷。
四、采购管理手册制定的步骤
提醒您
现在网上也有大量的管理制度、程序范本，有些须付费，有些可兔费下载，其中不乏经典之作，因而网上搜索也是寻找范本的一个极好的途径。
采购管理手册制定的步骤主要包括以下几点：
第一，获得采购和高层主管的支持与认同。包括对提供资源的承诺、跨部门之间沟通的协助。这一步骤对于政策和制度的制定、修正与执行有很大的帮助。
第二，收集并整理相关的资料，包括政策、制度程序的范本。典型的来源有：公司的同事、朋友、专业顾问以及图书馆。
第三，收集并整理公司内部相关的资料，包括备忘录、组织图、工作说明书以及现行的政策与程序。这些资料可帮助企业在采购政策、规章制度和公司整体政策与其他部门政策之间建立相互合作的关系。
第四，列出一份暂时性的政策、制度、程序内容大纲的清单，如果每一个部门都能把大纲先列出来，对于整体政策的设计将有很大的帮助。即使是一份粗糙的架构草案也有助于在一开始就有方向可以依循。
第五，考察目前的政策、程序和制度。这可以从个人的观察与经验得到，也可以向部门内的管理阶层与其他部门较有经验的人请教。收集的资料可使采购部门对公司政策的全貌有一个初步的了解。
第六，对现行的采购政策、程序、制度进行检视，判断目前的政策、制度是否达到专业化水平和与公司的政策是否相配合、是否符合其他部门的需求以及适用性如何。因为部门之间必须相互合作才可以使整个组织的动作顺畅，因此，若各部门的政策、制度彼此相抵触或无法配合，将会使组织花费许多的时间在部门之间的协调上。
第七，准备开始草拟采购政策与程序。由部门内的管理人员与其他部门的关键人员开始对草案进行审查，有时候也可以邀请重要的供应商一起参与草拟过程。对于政策、制度的基本架构必须反复地检视，直到各方面都获得共识，这样在推行上会比较顺利。
第八，对先前获得共识的草案作进一步整理，拟订正式的政策、制度。
第九，提出正式的采购政策、制度，并获得高层主管的认同与签字。
第十，经由高层主管的协助将采购政策、制度宣传给每一个有关的人员，让他们都能了解在新的制度之下各自的责任以及被期许的事情。
一、采购管理手册的目的
采购管理手册的基本目的是为了有效地将资讯传播给每一个相关的人员，因此不管公司大小，采购管理手册中都应该提供必要的指导原则，以方便有关人员对采购政策、程序和架构的了解与控制。
二、采购管理手册的内容
采购管理手册的内容包括：
总经理序言；
采购部门的目标；
采购部门的工作范围与任务；
组织系统图（在全组织中的位置、部门内组织）；
限制事项（购买许可的必要条件、品质的决定、购入免除项目）；
有关供应源选择的方针（仅与可信赖的供应商交易、竞标的条件、供应商的评价方法）；
有关发出订单或契约的方针（商谈一概由采购部门进行，禁止采购部门以外的人下订单）；
有关与供应商接触的方针（面谈方法、与其他部门的供应商面谈手续、估价的保密、抱怨的受理，以及禁止向其他部门的供应商直接要求目录或样本等）；
采购部门与其他部门的关系（信息的掌握与提供、对规范及数量的要求重新考虑的权限、购买记录的限阅等）；
有关集中采购与分散采购的判断基准；为从业人员的采购方针（公司业务上使用的，但按照惯例由员工自付品，如计算器、圆珠笔等）。
采购管理手册里倘若对方针的基础、该方针的目标等予以了说明，则可作为教育培训用的教材或管理用的指南。必要时，采购管理手册的内容可概括为：与顾客的关系、部门间的关系、伦理上的考虑事项、团队力量与协调，适当的品质、数量、价格，以及有关价值的原则判断基准、规范的使用方法、与采购有关的法律基础、商业行文、报告的举例等。
三、采购管理手册制定的方式
1.采购管理手册的制定要求
采购管理手册可依公司的大小、业务范围以及不同的需求而有许多不同的形式，但是不管何种形式，采购管理手册的内容必须根据公司整体的政策而制定。一般的公司都把采购政策建构在总公司的制度中，而分布在各地区的采购部门则可依据当地的实际情况对总公司的政策作适当的调整与修正，而且这项修改要报总公司获得同意才可施行。
2.采购管理手册的架构
采购管理手册并没有一套标准的架构，不同的公司有不同的形式。完整的采购管理手册应该包括组织架构、职务、权责、功能、公司政策、部门政策、程序、流程、指示、规范和有关公司特殊事项的指导原则。每一个企业或机构的采购管理手册，都是依据组织的特定需求来设计的。
#p#副标题#e#
3.采购管理手册的格式
【实例】
1．功能与目的
2.内容
（1）组织
①管理和组织图。
②采购、仓储和运输流程图。
③采购、仓储和运输的职责。
采购经理。
运输经理。
仓储管理员。
采购、仓储和运输职员。
④采购和其他组织部门的关系。
⑤公共关系
（2）政策说明书
①授权金额水准
资金拨用申请。
请购和库存申请。
采购订单和合约。
租赁、租赁采购、租赁退回。
应付账款和发票金额折扣的差异。
②采购道德规范。
③利益冲突。
和公司政策手册的利益冲突。
目的。
政策。
定义。
职责。
指示。
④礼物和红包。
定义。
政策制定的原因。
不允许。
礼物必须返回。
什么是被允许的。
⑤采购和供应商的关系。
供应商责任、能力。
⑥业务人员拜访工厂。
⑦期限和条件、采购订单、合约。
⑧采购职权和责任。
质问需求的采购职权。
紧急采购。
供应商的协调与谈判。
个人用途的采购。
直接来源采购。
在多家供应商竞标规划的采购政策。
采购管理手册的格式应该依据个别的需求而量身定做。一般而言，采购管理手册都会以活页的方式装订起来，方便人们翻阅。现在则因为电脑的使用普及，许多公司都把政策、制度在电脑中建档，这样更方便需求者能立即调用，也方便公司在修改制度时以更快的速度更新，而不必像印刷品花较多的时间去重新排版印刷。
四、采购管理手册制定的步骤
提醒您
现在网上也有大量的管理制度、程序范本，有些须付费，有些可兔费下载，其中不乏经典之作，因而网上搜索也是寻找范本的一个极好的途径。
采购管理手册制定的步骤主要包括以下几点：
第一，获得采购和高层主管的支持与认同。包括对提供资源的承诺、跨部门之间沟通的协助。这一步骤对于政策和制度的制定、修正与执行有很大的帮助。
第二，收集并整理相关的资料，包括政策、制度程序的范本。典型的来源有：公司的同事、朋友、专业顾问以及图书馆。
第三，收集并整理公司内部相关的资料，包括备忘录、组织图、工作说明书以及现行的政策与程序。这些资料可帮助企业在采购政策、规章制度和公司整体政策与其他部门政策之间建立相互合作的关系。
第四，列出一份暂时性的政策、制度、程序内容大纲的清单，如果每一个部门都能把大纲先列出来，对于整体政策的设计将有很大的帮助。即使是一份粗糙的架构草案也有助于在一开始就有方向可以依循。
第五，考察目前的政策、程序和制度。这可以从个人的观察与经验得到，也可以向部门内的管理阶层与其他部门较有经验的人请教。收集的资料可使采购部门对公司政策的全貌有一个初步的了解。
第六，对现行的采购政策、程序、制度进行检视，判断目前的政策、制度是否达到专业化水平和与公司的政策是否相配合、是否符合其他部门的需求以及适用性如何。因为部门之间必须相互合作才可以使整个组织的动作顺畅，因此，若各部门的政策、制度彼此相抵触或无法配合，将会使组织花费许多的时间在部门之间的协调上。
第七，准备开始草拟采购政策与程序。由部门内的管理人员与其他部门的关键人员开始对草案进行审查，有时候也可以邀请重要的供应商一起参与草拟过程。对于政策、制度的基本架构必须反复地检视，直到各方面都获得共识，这样在推行上会比较顺利。
第八，对先前获得共识的草案作进一步整理，拟订正式的政策、制度。
第九，提出正式的采购政策、制度，并获得高层主管的认同与签字。
第十，经由高层主管的协助将采购政策、制度宣传给每一个有关的人员，让他们都能了解在新的制度之下各自的责任以及被期许的事情。
