采购控制制度
1.目的
对公司物资的采购进行控制，以保证所采购的物资符合规定的采购要求。
2.适用范围
本程序适用于公司物资的采购。
3.职责
3.1 技术部、科研开发部负责采购物资技术标准的制定。
3.2 生产部供应办负责物资采购计划的安排与实施。
3.3 仓库负责物料的验收、保管工作。
4.工作程序
4.1 采购文件
4.1.1 采购文件一般以采购计划、技术图纸、技术文件、采购合同/订单/标书等方式体现。
4.1.2 采购文件要清楚地说明对采购物资的要求。
a.采购产品的信息
产品的名称、类别、型号、规格、数量、供货时间、价格等。
产品的质量要求、验收要求。
b.适当时包括：对供方的产品、程序、过程和设备提出的认可批准要求；对供方人员的资格鉴定要求；对供方质量提出的要求；产品认证的要求等。
4.1.3 采购文件发出前由生产部供应办负责人对其准确性、完整性和适宜性进行评审。
4.2 各部门的采购计划由部门负责人批准，内容包括：采购物资的型号/规格、日期、数量、符合质量标准或技术要求，有其他要求时（如特殊要求或非标准产品）需向供方提供充分资料，包括：规范、图样、工艺要求、检验规程及其它适用技术资料，并由对方确认。
4.3 采购合同由生产部供应办负责签订，生产部供应办负责人审批，合同签订按《经济合同管理规定》执行。
4.4 采购执行
4.3.1 采购人员从《合格供方名单》中选择合适供方，向其发出采购计划。
4.3.2 采购人员可在授权的范围内以电话、传真订货的方式订购物资。
4.3.3 采购人员要做好采购物资的进度跟踪工作，出现任何障碍时，要及时通知有关部门。
4.3.4 仓库将采购物资的到货情况记录在“原材料进库编批号报表”上。
4.3.5 设备及备品备件采购按《设备管理控制程序》执行。
4.4 例外采购
如因合格供方发生重大质量问题或不可抗拒的原因不能及时供货时，可实行例外采购，但需对供方按《供方评价程序》进行控制。
4.5 新供方原材料的采购必须经总经理签字批准。由供方提供样品，质监处进行检验和试验，使用部门确认，按《进货检验和试验控制程序》执行。
4.6 采购事项的变更
当采购需求有变化时，相关部门要及时通知生产部供应办。
4.7 采购物资的验证
4.7.1 验证的方式：
a.本公司对采购物资进行验证。
b.本公司顾客在本公司实施验证。
c.本公司在供方处实施验证。
d.本公司顾客在供方处实施验证。
4.7.2 当需要在供方货源处对所采购的物资进行验证时，要在采购计划和采购合同/订单/供货协议中就验证的安排和物资的放行办法做出说明。
4.7.3 当顾客要求在本公司或供方处对供方的产品进行验证时，生产部供应办等有关部门要予以协助，顾客的验证不能免除本公司提供合格产品的责任也不能排除其后顾客的拒收。
4.7.4 采购物资到达后， 由质监处依据《进货检验和试验控制程序》根据《原材料内控标准》的要求进行检验或验证，通知生产部供应办，填写质量跟踪卡。
5. 支持性文件
5.1《供方评价程序》
5.2《进货检验和试验控制程序》
5.3《经济合同管理规定》
5.4《设备管理控制程序》
6. 记录
6.1 采购合同
6.2 采购计划
6.3 供货协议书
6.4 质量跟踪卡
6.5 原材料进库编批号表
对公司物资的采购进行控制，以保证所采购的物资符合规定的采购要求。
2.适用范围
本程序适用于公司物资的采购。
3.职责
3.1 技术部、科研开发部负责采购物资技术标准的制定。
3.2 生产部供应办负责物资采购计划的安排与实施。
3.3 仓库负责物料的验收、保管工作。
4.工作程序
4.1 采购文件
4.1.1 采购文件一般以采购计划、技术图纸、技术文件、采购合同/订单/标书等方式体现。
4.1.2 采购文件要清楚地说明对采购物资的要求。
a.采购产品的信息
产品的名称、类别、型号、规格、数量、供货时间、价格等。
产品的质量要求、验收要求。
b.适当时包括：对供方的产品、程序、过程和设备提出的认可批准要求；对供方人员的资格鉴定要求；对供方质量提出的要求；产品认证的要求等。
4.1.3 采购文件发出前由生产部供应办负责人对其准确性、完整性和适宜性进行评审。
4.2 各部门的采购计划由部门负责人批准，内容包括：采购物资的型号/规格、日期、数量、符合质量标准或技术要求，有其他要求时（如特殊要求或非标准产品）需向供方提供充分资料，包括：规范、图样、工艺要求、检验规程及其它适用技术资料，并由对方确认。
4.3 采购合同由生产部供应办负责签订，生产部供应办负责人审批，合同签订按《经济合同管理规定》执行。
4.4 采购执行
4.3.1 采购人员从《合格供方名单》中选择合适供方，向其发出采购计划。
4.3.2 采购人员可在授权的范围内以电话、传真订货的方式订购物资。
4.3.3 采购人员要做好采购物资的进度跟踪工作，出现任何障碍时，要及时通知有关部门。
4.3.4 仓库将采购物资的到货情况记录在“原材料进库编批号报表”上。
4.3.5 设备及备品备件采购按《设备管理控制程序》执行。
4.4 例外采购
如因合格供方发生重大质量问题或不可抗拒的原因不能及时供货时，可实行例外采购，但需对供方按《供方评价程序》进行控制。
4.5 新供方原材料的采购必须经总经理签字批准。由供方提供样品，质监处进行检验和试验，使用部门确认，按《进货检验和试验控制程序》执行。
4.6 采购事项的变更
当采购需求有变化时，相关部门要及时通知生产部供应办。
4.7 采购物资的验证
4.7.1 验证的方式：
a.本公司对采购物资进行验证。
b.本公司顾客在本公司实施验证。
c.本公司在供方处实施验证。
d.本公司顾客在供方处实施验证。
4.7.2 当需要在供方货源处对所采购的物资进行验证时，要在采购计划和采购合同/订单/供货协议中就验证的安排和物资的放行办法做出说明。
4.7.3 当顾客要求在本公司或供方处对供方的产品进行验证时，生产部供应办等有关部门要予以协助，顾客的验证不能免除本公司提供合格产品的责任也不能排除其后顾客的拒收。
4.7.4 采购物资到达后， 由质监处依据《进货检验和试验控制程序》根据《原材料内控标准》的要求进行检验或验证，通知生产部供应办，填写质量跟踪卡。
5. 支持性文件
5.1《供方评价程序》
5.2《进货检验和试验控制程序》
5.3《经济合同管理规定》
5.4《设备管理控制程序》
6. 记录
6.1 采购合同
6.2 采购计划
6.3 供货协议书
6.4 质量跟踪卡
6.5 原材料进库编批号表
