采购作为生产经营的初始环节，对企业的产、供、销各个环节影响很大，直接影响着生产经营过程、企业业绩，并构成企业竞争力的重要方面。产品质量与生产工具、劳动对象的质量有密切关系，机器设备的可靠性和精度、原料的质量和各种零部件的性能和质量直接影响到最终产品的质量，因此，采购活动对提高企业质量水平、降低不良品率具有重要意义。采购的作用具体表现在以下几个方面：

一、经办作用
对于一般性或正常生产用产品的采购，采购部门应将公司各相关单位需求汇总，以集中采购、最优价格评价来独自执行即可。因为这类采购并不需要太多技术上的专业知识，更多的是对商务谈判技巧的运用。如对办公用品，标准件，PLC等标准产品。其他类采购，如果产品已经定型，价格、厂商、技术标准均已确认，此类采购也可简单执行即可，唯一要注意的是到货的及时性和准确性，即：JUST IN TIME。

二、协调作用
对于公司所需具有战略性或特殊使用要求的产品，如专用设备及相关的服务备件、新产品开发过程中的专用部件或还没有最终定型的备件、大型设备。对于这类采购，采购部门应起到一个协调入的作用，即将采购所收集到的相关资料交由对应的业务部门，可能是项目经理、技术研发负责人、也可能是使用单位负责人，而采购部门在此类采购过程中是提供商务谈判技巧及不同厂家原始资料信息(后者为主)，最终采购的决定权在项目经理、技术研发负责人或使用单位负责人。

对新产品开发过程中的专用部件或还没有最终定型的备件，在生产正常后，可转至采购全权处理即“经办作用”阶段，由采购通过优化价格、集中采购，达到降低成本、及时稳定供应的目的。
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三、领导作用
这是最为重要的作用。但其相对的繁杂或部门分工配合的不明确，在许多公司还没有引起足够重视，甚至没有列入采购工作的重点。它对采购人员素质要求较高，除具有采购管理能力、成本核算能力，还应具有相当的技术水准．对公司所需产品技术性能清晰了解。重点为：

1、推动、引进、制定标难。
包括向各部门收集资讯及所需产品规格的情况，对不同使用部门或技术设计部门要求的不同规格产品，根据供应情况及可供应的规格、现有标准，对公司产品的生产、服务提供相应的专业性建议，以达到对产品整套流程的负责(包括生产工艺、使用性能)。监督产品与服务标准．积极收集业务部门(或市场部门)的建议。将供应与需求双方技术标准、生产工艺尽可能统一，以求达到降低总成本，同时可满足业务部门和最终用户的需要。在这一过程中，一定会有单个部门被迫牺牲其已制定的产品增加价值，转向来用标准化方案，但可为整体组织内实现显著的节约效果，这样的做法通常是值得的。但对集团性质企业，为保证其产品的独特性，可以使用企业标准，以求个性化，或用以追求售后利润的最大化。必要时采购部门应该出面，让供应单位技术人员与购方技术人员直接对话．参与设计，使用共同标准或相近标推。需要注意的是，在共同开发的过程中，一定要做到用协议或法律保护好自己的知识产权。

2、熟悉所购产品的技术特性、适用场合，依据对公司产品技术性能的了解，积极寻找并了解市场最新产品及相关的新工艺、新技术、新材质。及时向公司技术、制造部门反应市场最新动态。这不但可加快公司产品开发速度，提升开发质量，对成本控制也会有非常明显的作用。采购活动与企业外界的联系十分紧密，它对于促进企业的开放性具有战略意义。有效助采购活动可以促进企业转变“大而全”、“小而全”的思想，避免重复投资、重复建设，促使企业抓好主业，培育核心力量。通过采购这一环节，企业可以构建外部合作体系，充分利用外部资源，因此，采购活动对于发展虚拟企业、战略联盟和业务外包等新型管理模式具有特别重要的意义。

所以，有人说采购的最高境界是对内起到协调、领导的作用，对外拥有管理顾问公司的水平，可以指导供应商成为一流企业，培养重于选择。也有人将采购部门在经办过程中，所负责的主要工作称为“购”的过程，而将协调、领导作用及在此过程中对供应商的选择、管理称为“采”的过程。