采购的询价、议价、比价是关系到采购物料价格，进而影响采购成本的关键环节。采购人员首先要进行询价，然后进行议价和比价。议价和比价可以同一进行，也可以分步骤进行。

当采购部门接到了请购单，并了解了库存状况后，根据采购预算立刻制定出采购方案和实施方法。对于中小企业或市场常见的物料来说，最明显的工作就是迅速联络供应商，进行询价。

但对于大企业或新产品开发或不属于常见物料来说，采购部门的第一项工作就是进行供应信息地收集和处理，的后决定采购方式方法。此项工作完成后，就需要向意向中的供应商发询价单。一个完整的询价文件，至少应该考虑以下几个主要部分。

1.询价项目的品名和料号
品名即物料名称。料号即是物料编号的简称，它是一简单的文字、符号、字母、数字来代替物料、品名、规格或属类及其它有关事项的一种有规律的方法。

料号因为在每一客户中有其独特的代表性，在使用上要特别注意其正确性。料号中一个位数的不同可能就是版本的不同，甚至可能变成另一个产品的料号。品名的书写应尽量能其字面上可以看出产品的特性和种类为佳。
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2.物料“数量”
采购量多寡会影响到价格的计算。数量资讯的提供通常包括“年需求量”、“季需求量”、“月需求量”；不同等级的需求数量要标明，每一次下单的大约“订购数量”或产品“生命周期的总需求量”。除了让供应商了解需求量及采购的形态外，也可同时让供应商分析其自身产能是否能应付买方的需求。

3.物料规格书
规格书是一个描述采购产品品质的工具，应包括最“新版本”的工程图面、测试规格、材料规格、样品、色板等有助于供应商报价的一切资讯。工程图面必须是最新版本，如果图面只能用于估价也应一并在询价时注明。如为国际采购，如果原始工程图面采用的是德文、法文、日文等，也应附上国际通用语言英文、中文的译名，以三种语言的形式呈现以利沟通。若工程图面可以利用电子档案方式提供，则必须向供应商询问其接受的程度，在提供时应注意以国际共通的档案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等，以方便供应商转换图档。

4．物料的品质要求
采购人员在询价时，就应该把对物料的品质要求在规范书中进行详细说明。规范书中不但要对物料品质，而且要对服务要求等进行如下规定。

是否是品牌物料采购。物料的品牌采购是一种简单易行的采购方法。品牌物料有着比较固定的品质标准，而且价格一般来说比较固定。因此，如果物料的采购数量不是很多，那么采用品牌物料采购非常利于降低采购成本。

是否允许同级品替代。假如此类物料比较紧缺，是否允许使用可替代的同级品报价，同级品的品质确认必须要得到使用单位的接受。
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商业标准的明确。采购人员在采购物品时，应该采用统一的专业术语。只有这样才能避免采购方和供应商对名词术语的不同理解，造成物料不必要的品质缺憾。

材料与制造方法规格。对于所采购的物料生产规格应该符合什么标准，是国内的还是国际的都应该明确。
性能或功能规格。此类型规格较常用于采购高科技产品、供应商先期参与的情况中。供应商只被告知产品所需要达到的性能或功能，至于如何去制做方能达到要求的细节部分，则留给供应商来解决。

工程图面。工程图面用来描述所需要产品品质，其内容除了必须要清晰外，对尺寸公差的精确性也不能忽略。

市场等级。通常用于商品如木材、农产品、烟草、食品等方面的品质要求，由于市场等级的划分界线无法很明确的被一般人所辩识，采购人员通常应具备识别等级的能力。

样品。样品的提供对供应商了解买方的需求有很大帮助。

工作说明书。主要使用于采购服务项目类如中央保全、大楼清扫、废弃物处理、工程发包等，对于服务品质要尽量以量化的方式来规范评估。
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5.询价项目的报价基础要求
“报价基础”通常包括报价的“币值”（包括币种）与“贸易条件”。贸易条件包括出厂价、到厂价、运费计算方法三项。

币值币种。对于国际采购来说，一般是采用人民币和美元以及欧元、日元、英镑，主要以美元和欧元的浮动利率进行币值的计算。

贸易条件。国际贸易通常的贸易条件有Ex-Work（工厂交货）、FOB（船上交货）、FAS（船边交货）或CIF（运保费在内交货）等，在不同条件下，买卖双方所负担的责任风险不同。FOB条件下卖方的责任是直到货物装上船为止。因此，卖方必须负担装船的风险，但买方则需负责船运、海险等费用。在CIF条件下，卖方除了必须负担装船的风险，还要负担货物运至指定目的港口所需的运费及保险费。因此，在相同货物的交易下，以CIF条件的报价自然要较以FOB条件的报价高，买方在询价时必须详细注明。

6.买方的付款条件
对于付款来说，买卖双方有着不同的思想。买方总是想越晚付款越好，卖方总是想越早付款越好。因此，这就需要双方根据自身的内部规定进行协商。作为询价文件来说。买方应该把此次采购的付款方式告知对方。付款条件通常分为：阶段性付款、一次性付款、货到付现、预付货款等。

除了付款方式这一主题外，付款条件还包括付款的起算日。在国际贸易中通常以出货日、发票日、装船日、抵达日、到厂日为起算日。前三者都是供货商希望采用的方式，后两项则使采购方希望采用的方式。起算日问题非常重要，例如，对于需要海运的采购来说，出货日和到场日中间往往相差一个月甚至几个月的时间。因此，在询价书中要进行明确说明。
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7.询价项目的交期要求
交期是指从采购定货日开始至供应商送货日的间的时间长短，按照过程来说：就是供货方交给采购方样品和正式产品的时间段要求。因此交期主要包括:买方对采购产品需要的时间、卖方需要多少时间来准备样品、第一批小量生产及正常时间下单生产所需要的时间等。

8.询价项目的包装要求
对于采购物料的“包装”要进行说明，因为这有利于物料运输安全问题。特别是易燃、易碎等易受外部环境影响的物料。虽然供货方一般会采用行业内的标准包装。但是如果，采购方在日后的比价和议价中对供应商的利益过分挤压，不排除供货方采用比较粗糙的包装，这样不但不利于运输而且更不利于物料的存储。所以，在询价书中要进行说明。

9.运送地点与交货方式
运送地点就是运送的目的地，交货方式则是指采用何种运输方式。例如铁路运输、公路运输、水道海运、空运等。

10.售后服务与保证期限
当采购物为一些比较先进的设备，如冲床、塑胶射出机、测试仪器、半导体封装设备等时，采购方工厂的工人可能需要一定的技术培训才能胜任，因此供应商一般都要提供基本的售后服务、保证期限和技术培训。
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11.供应商的报价到期日
采购工作时间的长短会影响采购的成本，因此，为了降低采购成本。特别是为了在日后的议价、比价阶段，有更充足的时间，采购方应该规定供应商的报价到期日。到期日的后的一切报价，都将不再为采购方考虑。因此，供应商会在这段时间内进行详细的评估。

12.是否签署保密协定
当采购工作涉及到新产品的开发，或者涉及到战略问题（例如某工厂发现某种产品将要进入销售成长期，为了阻止竞争对手的进入，大量采购原材料。长虹就曾因此大量囤积过显像管）时，为了保证业务机密，采购方会要求供应商在规定时间内不能将采购计划、采购数量预测、询价的技术要求、规格、图面等资讯向外界透露。

13.采购人员与技术人员的姓名及联系方式
留下采购人员的姓名和联系方式，主要是为了便于采购与供应商的间进行采购谈判。如果采购设计的技术性比较高，技术人员的联系方式则应该给予。这样做，主要是为了便于供应商与技术人员商讨技术标准细节、哪种标准更适于操作等等。