采购流程控制
采购流程控制亦被称为采购业务管理或采购控制，因为采购工作的重要，所以必须对采购流程进行控制。与此同时，采购并不是采购部门单独可以完成的工作，因此，这就涉及到协调的问题。例如采购部门与物控、品管、生管、财务等部门就必然要产生联系。
1.采购部门与其他部门的联系
采购部门与物管的联系主要是：采购的物品存放在何处以及如何存放；与品管主要是：如何证明采购的物品符合生产需要；与生管主要是：如何更有效的配合生产管理；与财务主要是：财务在何种情况下，给与采购物资人员活动经费，以及何种条件下给供应商结款等。在协调中，会出现各类偏差，这就需要各方互相协调问题，在某种情况下，还要请求上级主管进行干预、解决。而要很好地避免诸多问题、矛盾，出现问题后如何进行判定等等，都需要有一个流程化的管理进行规范。
2.采购体系管理构成
采购体系管理是由文件制度及相应的管理架构组成的一种文件体系，然而这些文件体系的关键在于：坚定不移地将它们植入执行者的行为中。
文件体系包括：采购方针、战略、计划与目标以及同采购工作管理、采购运作相关的规章制度与工作程序等。例如：自制或采购决策工作程序；供应市场调研分析工作程序；供应商选择与审核工作程序；供应商认可工作程序；#p#副标题#e#供应商考评工作程序；供应商分类管理工作程序；供应商来料验收工作程序；供应商样品、图纸等发放及验收工作程序；供应商参与产品开发工作程序；采购合同与协议；采购文件及信息控制；采购人员权限规定；采购人员行为道德规范；采购工作绩效衡量及报告等等。
对于纯粹的采购工作来说，应该特别对下述环节进行严格的制度化管理。
3.基础环节管理
对于采购流程来说，有些环节虽然所占比重较少，但却在整个采购工作中占用着较多时间。而有些环节占用时间较多，但仅仅起着采购说明作用。因此，采购环节可以分为：基础环节和细致环节两大部分。基础环节如理表所示
采购基础环节管理
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要点
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说明
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交货地点的确定
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物品的交货地点会影响采购价格、交货时间，并牵涉到运输途中的危险由谁负责以及付款与验收的效率、方便等问题，买卖双方应明确决定。
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包装及运输方法
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包装是否妥善对物料进厂的品质有密切关系，而且会影响到入库、验收的工作效率。另外包装材料的选择、品质、成本等，也会影响物料交易价格。运输工具与运输路线的决定影响运费高低、交货时间的长短及安全程度。
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付款方法及预付定金
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付款方法必须明确告知对方，它可影响采购策略：如对于急需现金周转的供货商，允以早日付款，往往可在价款、交期或其它条件上取得有利位置。付款方法也可用于供货商管理上，如对于优良厂商，付款的到期日较短，反的，对于一般的厂商，付款到期日较长。预付定金是提前付款的一种方式，对供应厂商较有利。
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违约罚款
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若厂商交期延误而不能如期交货、品质欠佳、交货数量不足、协调服务水准低落，买方可罚扣其款。为使厂商切实屡行其应尽义务，可要求另加保证人或提出担保。
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4.细致环节
上述基本环节只是采购流程中很小的部分，但却是涉及到采购工作最基本的谈判要素。除了以上介绍的环节外，我们还要对以下环节进行细致管理。
准确地规定采购产品（服务）的要求。对采购产品进行要求，是为了使供应商能够完全理解工厂对于采购物料的要求，因此务必要详细描述，它主要包括：准确规定类别、形式和等级；检验程序和适用版本的规范；采用的品质体系标准等。主要控制环节包括：规范图样和采购文件的编制；规范图样和采购文件的审批；规范图样和采购文件的发放；与供应商的沟通等。常见的规定采购要求的文件：采购合同；图样；标准；样板；技术协议书。
采购工作具体实施方法。采购工作具体实施办法，主要包括：如何进行采购？对品质的要求；文件的要求；与供应商关系的要求；如何寻找供应商等多方面的内容。
如何进行采购行为的详细描述。应制定并实施对采购品质进行控制的程序；应对采购文件的编制、评审和发放实施控制，以确保准确地规定采购产品的要求并有利于供应商理解；采购计划如何制定；采购文件的准备；采购文件的基本内容和要求；采购文件的审批；如何向合格的供应商提交采购文件；采购合同的审批；采购合同的签订；如何控制向供应商提供的采购文件；如何向供应商反馈采购物资的品质状况；如何在供应商处验证采购产品；如何安排客户对供应商的产品验证；采购文件的保管。
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如何对品质要求进行详细描述。应对每一个供应商提出合格产品的能力进行适当地评审，并确保向合格的供应商进行采购；应与供应商就供应产品的品质保证达成明确的协议，以确保对供应商供应的产品的品质进行控制；应与供应商就验证方法达成明确的协议，以确保验证方法的合理性和验证结果的统一；应制定与供应商解决品质争端的规定，以利于及时解决和处理有关品质事宜；应规定适当措施以确保严格控制收到的产品；应保存与接收的产品有关的品质记录；对采购进行控制的有关品质记录，以便证实或追溯等等。
如何对采购工作进行监督。对采购工作进行监督主要包括，采购效果的评价指标以及物料跟催。物料跟催我们首先确定物料跟催的方法有哪些？如下表：
物料跟催方法
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方法
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说明
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按定单跟催
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按定单预定的进料日期提前一定时间进行跟催。
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联单法
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将订购单按日期顺序排列好，提前一定时间进行跟催。
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统计法
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将订购单统计成报表，提前一定时间进行跟催
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定期跟催
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每周固定时间，将要跟催的订单整理好，打印成报表定期统一跟催。
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跟催箱
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作一个30个格子的跟催箱，将订购单依照日期顺序放入跟催箱，每天跟催相应订单。
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明确物料跟催方法的后，就要明确如果物料采购进度落后应该采取什么措施？因为物料进度落后，会影响生产计划的安排。所以采购人员应采取以下措施：与供应商协调，并得到确定的进货时间；通知物料控制人员，告知准确的进货时间；与技术和物料人员进行协商，有无代替品。
以上进行明确的后，就需要对物料跟催的过程进行控制。物料的进度虽然重要，但也必须在保证品质的基础上进行。不能因为物料进度落后，而退而求其次，进行品质降低。如果品质降低并不影响产品的品质，可以经过请示后，作为特殊采购（简称特采）的物料进行。
