采购工作一般由采购部门具体负责，但鉴于采购部门的重要性，一般在采购部门和物料管理部门的上会有一个副总经理（副厂长）进行主管。包括副总经理在内的采购机构人员，最重要的工作有八项：评估现有的供应商；选择及开发新的供应商；安排采购及交货日期；谈判采购合约的选定；从事价格分析；采购决策的制定；指定运输方式；控制存货水平。

这八项工作的开展，并非只是主管采购事务的管理层面对的工作，尽管他们做着决策工作，但工作的完善离不开采购的执行人员，他们一起在不同层面上进行着这八项工作。而在社会实践中，这八项工作似乎只是管理层面临的任务，这主要是因为他们误解了采购机构的层次划分。采购机构层次划分是为了便于进行采购工作，而不是把采购工作分隔成几个部分。采购工作的各个环节应该是同一流畅的一体，计划、管理、执行三个环节是一种相互影响的关系，而不是单一的从上而下的工作。因此，对于以下内容，读者切不能孤立看待。

1.采购部门职能
采购部门的职能主要有：分析公司原材料市场品质、价格等行情；寻找物料供应来源，对每项物料的供货渠道加以调查和掌握；核对请购单所购物料的技术规范和技术标准；与供应商洽谈，并安排工厂参观，建立供应商的资料；与供应商进行采购谈判，进行报价、议价等采购执行任务；验证进厂物料的数量与品质；对供应厂商的价格、品质、交期、交量等作出评估；进行跟单和催单；掌握公司主要物料的市场价格起伏状况，了解市场走势，加以分析并控制成本；依采购合约或协议控制协调交货期；呆料与废料的预防与处理；采购物料的入库、款项支付、票据整理、归档。
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2.采购部门设置
采购部门根据企业的经济类型和规模的不同而有所区别，这亦同于他的工作流程一般，因此，它也有一个基本的部门设置。采购部门的名称并不统一有的叫做采购中心，有的叫做采购部。因此其内部的部门名称也就不相同。例如采购中心下设的采购子部门叫作采购部，同理有的采购部门就叫采购部，那么其下设的采购子部门可能被叫做采购科。为了避免名称混乱，我们对采购部门的内部部门设置以某某子部门的名称出现。
采购子部门。采购部门的设置可以按照物品分类和采购地区进行设置，前者例如某钢铁制造企业的采购部门就分为：废钢科（主要采购废钢）；炉料科（铁合金、电极等）；设备备件科（备件、机电设备）；材料科；辅助材料；燃化科（煤、重油、化工原料）。后者例如某企业把科室分为：华东科、华中科、华北科……。

行政子部门。负责各类票据和单据以及文件的保存。这一子部门如果是在比较大的企业内则会分别成立不同的子部门，例如跟单科、档案科、行政科。

运输子部门。运输子部门主要负责采购物料的运输。这一子部门如果企业规模比较小，那么则归属于采购子部门。

残料子部门。供应商提供的物料在运输过程中和各类情况下，会有一定的残料出现。另外，在物料的日常管理和生产过程中，同样会出现残料、废料的问题。因此，应该有一个统一的组织对其进行处理。因此，这一部门往往或者归属在采购部门或者归属在物料管理部门。
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3.采购人员责权和义务的划分
采购人员在此处是一种统称，是针对所有参与采购事务的工作人员的一种责任和权利的划分。因为，采购工作分为：管理和执行两大部分，其中管理又可以分为：计划和管理两个层次。所以，采购人员的责任和义务也就分为三个层次。

采购人员的职责与权利。主管采购业务的副总经理（副厂长）和采购主管，主要负责战略层次的管理：采购流程的设计、采购运作方针和任务说明书的制定和发布、开发和实施采购作业绩效的审计和复查程序、供应商选择评价标准体系的构建、维系供应商伙伴关系、重大的投资或购买决策等。采购主管和副手，主要负责战术层次的管理：与供应商签订各类采购协定；确认战略层次确定的有关供应商的评价标准体系的工作效果；一般的供应商选择；维系与供应商的关系并对重点供应商进行日常关系处理；重点供应商采购谈判。采购执行人员，主要负责业务层次的管理：供应商信息的收集、整理、分析，按照供应商选择评价标准体系进行情况汇总；日常采购谈判；测定计算采购总体预算；供应商日常关系处理；采购物流的跟踪监控；各类单据和票据的填写和跟踪等。

采购人员的义务。许多采购手册和书籍都不厌其烦的对采购人员义务，进行着道德层面的规定。诸如要遵纪守法和洁身自好等等，然而道德层面的规定始终不能高于细致的规章制度。比较详细的工作手册，是保证采购人员履行自己义务的最主要和关键的手段。在工作手册中应该对其考核制定比较详细的指标规定。