所有的公司不论其规模和业务大小都需要采购各种材料。如用于深加工的原材料、半成品、元件、子系统、工具、仪器和其他项目等，几乎所有采购来的材料都直接或间接地影响最终产品的质量。因此，应对采购活动进行适当控制。公司的责任是确保从外部得到的所有材料和服务充分满足公司及其客户的要求。这里需注意的是，来自公司本单位或兄弟公司的供应应与来自外部来源的供应都要服从相同的控制。

对ISO有关采购控制标准的应用涉及下列方面：
(1)选择合格的分供方或卖主。
(2)采购订单所附带的规范、图纸。
(3)在招标过程中对未来的分供方或卖主发布有关质量数据的程序。
(4)从质量的观点分析报价单。
(5)向选定的供应商阐明要求和验证及质量保证程序的协定。
(6)对采购产品的验证。
(7)通过培训、技术咨询、专用工具、量规和检测设施(适用时)对分供方或卖主进行帮助的规定?
(8)产品质量和分供方或卖主的质量保证体系的监督。
(9)完成订货后对分供方或卖主情况的评定。

对分销商或卖主的评定
这对采购控制是很关键的，因为采购产品的质量完全取决于供应者。建立评定这些供应者的制度化的程序是基本的。对供应者的评估应基于下列依据：
(1)他们满足产品或服务质量要求的能力。
(2)在所要求的技术水平上对机械、工具和人力的可获得性。
(3)他们在商业上和财政上的生命力。
(4)他们的生产能力和保证规定的交货计划的能力。
(5)他们质量保证体系的有效性。
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评定未来供应者的方法有很多。供应者在以往供应相同或相似种类产品的表现是很有用的评定参考。从这一点说，保持对进货以及他们质量状况的详细记录是很重要的。至少，这个记录应包括详细的供货数量、拒收数量、履行交货计划和在复审期间对公司总供应(所提及的材料或服务的)的占有量。

由主要买主如国防企业或由认证机构对分供方或卖主的质量保证体系的批准可以作为评估的起始点。然而，还需要确定分供方的工厂和设备的加工能力是否符合所供应产品的质量要求。另外，评价其生产能力和财政来源是否符合其对客户的交货承诺也是很重要的。
对一次性购买或当购买量很小时，买主应在批准产品投入使用前对其做详细的检查和检验。
上述方法不适用于新的供应者。因此，需要进行正式的能力评价。

能力评价方法?
既然能力评价是一种采购功能，采购部门要对这一活动负总的责任。通常，由公司的专家访问分供方或卖主的工厂。在组织这一访问之前，应要求分供方或卖主提供关于其生产设施、组织、人员和财政等方面的数据和就所要求的质量水平提供有关产品的数据。
 
对供应商的评定需要有不同领域，如加工工程、质量控制和财政方面的专家参加，在采购部门可能缺少一些专家，所以通常指定一个委员会来承担这项任务。这个委员会由各个功能单位的专家组成；由采购部门负责总体协调。该委员会核查由供应商提交的数据。也许，这种核查会发现某供应商不具备执行订货的能力，而不再向这类供应商订货。
对选定的供应商，专家组要到其工作场地对其设施、结构和质量保证体系进行实际评价。这种评审应机敏地进行。当评审组需要获得他所需要的数据时，不要扮演检查员的角色，不要对供应商及其设施提出批评。评审组应亲自确认直接影响供应商执行相关订货的能力的区域。通常，建议使用标准的询问单。
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以下是评审期间所涉及的一些重要方面：
(1)该分供方或卖主的工厂和设备能否按要求生产？
(2)机器是否能够保持可接受限度内的质量参数？
(3)该公司是否具有人员素质良好的质量组织和有效的质量控制程序？
(4)该公司是否大量使用来自商业方面或来自分供方的零部件？如果是，他是如何控制这些零部件的质量的？
(5)该公司的原材料来源是什么？他是否有足够的储备以防材料供应中断的影响？他如何保证原材料的供应？
(6)该公司是否具备与目前生产有关的完整的检验设施？如果没有，在进行装货前检查时有什么替代措施？
(7)该公司是否已执行了一个与正在考虑的产品相类似的产品订单？若是，应获得该订单的详细情况。
(8)该公司的财政地位如何？
(9)是否有其他能反映该公司执行订单能力的详细情况？
(10)该公司领导层对其产品质量的态度是什么？他对自己满足订单要求的能力自信吗？

采购部门根据评审委员会对供应商的评审结果可采取下列行动之一：
① 如果被评审的公司具有合理的质量保证体系，他的名字就该在注册供应商的名单上。
② 如果他具有少量缺点，建议他采取补救行动，通过进一步评价后予以注册。
③ 如果该公司具有重大缺陷，则通知他在目前不能以供应商注册。

应针对特定产品对分供方或卖主实行注册并限定期限，如两年。除监督他们提供的产品外，公司还要定期检查所注册的分供方或卖主是否保持规定的作业标准。采购部门应组成专门小组来执行这种对分供方或卖主的定期监督。

所有的发现都应做适当的记录，并依据这个数据更新注册分供方或卖主。应建立适应的增加或删除注册名单的指南和标准。
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采购资料
采购的成功起始于采购要求的确定。通常，这些要求包含在提交给分供方或卖主的合同规范、图纸和采购订单中。
应制定适当的办法来保证明确对供应品的要求，更重要的是让分供方或卖主完全地理解。这些办法可包括制订规范、图纸和采购订单的书面程序；发出采购订单前公司与分供方或卖主的协议；其他与所采购物品相适应的方法。
 
采购文件应包含清晰地描述所订产品或服务的数据。其重要因素如下：
(1)产品的精确辨认和等级。
(2)检查规程。
(3)应用的质量标准。
所有检查检验方法和技术要求应指明相应的国家和国际标准。订购单中提到的所有文件的状态应清楚地说明。当要引用技术要求、图纸和检查程序时，最基本的是要确定这些文件的编号以免造成混淆。
应在订货单上详细说明质量要求，任何中间检验要求以“要点”的形式在订货单或检查规程单上表明。“要点”是指制造过程中的环节。此外，没有得到买主明确的同意，分供方或卖主不能违背“要点”要求。例如，压力容器的焊接必须在下一步处理前进行检验，在订货单中应规定由分供方或卖主提供检验证书的副本。在将订货单发放给分供方或卖主之前，买主应充分审查订货单的正确性和准确性。实施这种审查的人员应有明确授权。对订货单的修改应经过审查和授权，最好由发布原订单的人来进行。

采购资料的控制
每一个公司应在其订货单发出之前有进行评价的程序。具体方法介绍如下：
(1)所有规范(如技术的、冶金的、机械的和其他质量要求)应在图样上明确说明，以保证这些规范能在订购单上再现。
(2)图样上给定参考编号，并要求分供方或卖主在所有规范中指明该图样。
(3)要求质量保证部门对订货单的完整性和所有规范的准确性进行检验。
(4)在将要求写入订货单之前，与设计部门和质量保证部门进行商讨。#p#副标题#e#
需要遵守的其他程序也应在订货单上明确下来，以防止有时对这些程序的错误执行。例如，买主希望在正式生产前看一下样品或使用特定形式的包装，如事先未予明确，分供方或卖主也许根本没把这些要求当回事。这种程序的细节应仔细地写出来。下面是订单处置时要注意的一些方面：
(1)对重要的材料，购买者应明确地声明是否希望在材料使用前进行批准。在铸造的情况下，若买方的质量保证部门有要求，则应写明检查试样的程序。
(2)若对生产前的样品有要求，则要让分供方或卖主知道样品的型号规格、发送形式和对样品进行检验的细节。
(3)应明确规定对图纸、规范或与质量要求有偏离的批准程序。分供方或卖主不能假定买方可能接收对图纸或规范有微小的偏离。如果买方希望分供方或卖主严格地执行规范，也必须在订单中声明。
(4)应清楚表明接受检查的地点和方法。若要求抽样检查，应事先明确抽样计划的细节。被否决产品的处置和纠正批次的再送程序也应事先确定。
(5)用名称、零件号和其他内容标志产品的方法应让分供方或卖主知晓。
(6)担保条件以及优惠客户和解决争议的程序应详细规定以避免不同的解释。
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采购物资的验证
订货单上应明确产品验证体系。该验证体系应在订货单完成之前由供方和分供方达成协议。下面方法的任何一种均可用于产品验证：
(1)买方信赖分供方或卖主的质量保证体系。
(2)分供方或卖主提交检查检验数据和统计的过程控制记录。
(3)当收到产品时由买方进行抽样检查或检验。
(4)在发送前或在规定的过程中由分供方或卖主进行检查。
(5)由独立的认证机构进行认证。
买主必须在订货单上明确指出最终用户(若有最终用户参与)是否在分供方或卖主的场地进行验证活动。
分供方或卖主应提供所有设施和记录来协助检验。检验活动的规模应与被检产品的类型相适应。
ISO标准明确规定分供方或卖主不能对买主在分供方或卖主的场地进行的检验采取庇护。分供方或卖主对向购买者送交合格产品承担最后责任。
有关检验程序的协议应规定检查或检验数据的交换，其目的是促进质量的提高。检验程序的协议要尽量减少对质量要求和所使用的检查、检验和抽样方法的各种假设。
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采购材料的质量记录
应保留对采购材料恰当的质量记录，这不仅可作为采购控制的证明，还是监督分供方或卖主表现的一种手段。大公司应有一套依据客观标准评价分供方或卖主的体系。与分供方或卖主共同使用评价体系能帮助他们提高质量和送货方面的能力。
采购材料的质量数据也可成为以后采购中的接收规范和检查的基础。应编制标准程序和表格以便记录和使用。可能时，这些数据应计算机化以便处理和使用。
 
与分供销商或卖主的关系
近年来，“供应者管理”的概念有了很大的变化，主要是日本的一些公司经验的结果。早期的多渠道供货选择和通过促使分供方或卖主之间的竞争来获得最佳选择为合作和伙伴关系提供了途径，并可建立长期的关系。一个公司应尽量使其分供销商或卖主认清其质量要求：其目的是为了达到对各自要求的相互理解。在共同寻求解决质量问题方面，公司应向分供销商或卖主提供技术指导。必要时，应对分供销商或卖主就诸如统计质量控制和提高生产率等领域进行培训。从长远看，这将有益于合作伙伴双方。