订单发放给供应商后，物控主管并不是可以高枕无忧地等供应商把所订购的物料按质按量送到企业的仓库，相反地物控主管应指导物控员及采购员在预定的交期数天前提醒供应商，一方面给供应商适当的压力，另一方面亦可及时掌握供应商能不能按期交货或能不能交够所需数量等情况的第一手资料，从而采取相应措施来处理。

跟催的目的是使供应商在必要的时候送达所采购的物料，以使企业的经营成本降低。

 

一、物料跟催的方法

1、按订单跟催

按订单预定的进料日期提前一定时间进行跟催。

（1）联单法。将订购单按日期顺序排列好，提前一定时间进行跟催。

（2）统计法。将订购单统计成报表，提前一定时间进行跟催。

（3）跟催箱。制作一个30个格子的跟催箱，将订购单依照日期顺序放入跟催箱，每天跟催相应订单。

2、定期跟催

于每周固定时间，将要跟催的订单整理好，打印成报表定期统一跟催。

 

二、物料跟催的作业要点

物控主管要进行有效的物料跟催必须要做好交货管理的事前规划、事中执行与事后考核。具体如下：

1、事前规划

（1）确定交货日期及数量。

（2）了解供应商生产设备利用率。

（3）供应商提供生产计划表或交货日程表。

（4）提升供应商的物料及生产管理。

（5）准备替代来源。

2、事中执行

（1）了解供应商备料情形。

（2）企业提供必要的材料、模具或技术支援。

（3）了解供应商的生产效率。

（4）企业加强交货前的稽催工作。

（5）交期及数量变更的通知。

（6）企业尽量减少规格变更。

3、事后考核

（1）对交货迟延的原因分析及对策。

（2）分析是否必须移转订单（更换供应商）。

（3）执行对供应商的奖惩办法。

（4）完成交易后剩料、模具、图说等的收回。

 

三、物料跟催的策略

物控主管物料跟催的策略应树立“预防重于治疗”的观念。

 

1、确定适当的交货期

物控人员如果完全按照请购部门的希望日程，向供应商办理订货手续，未必能够期待日程的遵守。为了能在必要的时候将物料确实购买到手，务必设定适当的交货期。

比如，对于制造品的采购，倘若无视制造商的生产状况，而一再进行交货期很短的订货，则势必无法期待以“适当的价格”取得“良好的货品”。因此，物控人员必须要经常和请购部门接触，在友善的气氛中，对于勉强的货期，应妥善协调双方的情况，以设定适当的货期。

所谓适当的货期是指：

（1）一般市面上有售的物料的适当交货期应包括调配时间与运送时间。

（2）定制物料的适当交货期应包括制造商制定生产计划时间、材料调配时间、制造时间以及运送时间。

此外，尚要加上物控员能够选定适当的供应对象以及行使有利的采购谈判所必要的时间在内。

现将适当交货期的设定概念图示如下：

 

2、与销售、生产及采购部门加强联系

由于市场的状况变化莫测，因此生产计划若有调整的必要，必须征询采购部门的意见，以便对停止或减少送货的数量、应追加或新订的数量，作出正确的判断，并尽快通知供应商，使其减少可能的损失，以提高配合的意愿。

 

3、期中稽催，驻厂查验

请供应商提供生产计划或工作日程表，以便在交货之前查核进度，若有落后事情，即督促其改善；若已缺乏交货能力，即停止交易，另寻来源。因此，期中稽催的目的在于“亡羊补牢”。此外，为了避免交货质量不良，影响到可用数量，对于重要物料应派员驻厂查验，亦可省却将来退货的麻烦。

 

4、准备替代来源

供应商不能如期交货的原因颇多，且有些是属于不可抗力，因此，物控人员应未雨绸缪，多联系其他来源，并协助技术人员寻求替代品，以备不时之需。

 

5、加重违约罚则

在签订采购合约时，应加重违约罚款或解约责任，使供应商不敢心存侥幸；不过，若需求急迫时，应对如期交货或提早交货的供应商给予奖金，或较优厚的付款条件。

 

6、制定合理的购运时间

即将请购、采购、供应商准备、运输、检验等各项作业所需的时间，予以合理的规划，避免造成供应商爱莫能助，强人所难。

 

三、物料跟催的表格

物料跟催常用的表格见有订购单、交期控制表、催料表。