物料入库管理
从物料的流通管理角度来讲，仓储管理主要包括物料的出入库管理和退换管理。了解物料出入库作业方式及其注意事项是仓储管理人员做好仓储物料流通管理的必备技能。
物料入库是仓储作业的开始。虽然入库作业的流程在各个仓库有所不同，但是大都包括入库准备、物料接运、物料验收、入库手续办理四个流程。仓储管理人员需掌握各个流程作业技能，确保入库作业的顺畅、高效。
一、入库准备
做好物料入库准备，可以保证物料准确、迅速地入库，防止因物料突然到达而造成场面混乱。物料入库前，仓储管理人员要编制物料接收计划，并做好物料入库前的具体准备工作。
1. 编制物料接收计划
为了便于配备各种物料接收机械设备、协调安排仓库储位、安排劳动作业人员，仓储管理人员必须事先编制物料接收计划。
物料接收计划依据采购部门提供的采购计划，再结合仓库本身的存储能力、机械设备条件和作业人员数量以及各种存储作业所需时间而制订。
采购部门提供的采购计划主要包括各类物料的进货时间以及进货物料的种类、规格、数量等。将采购计划稍作改动，再补入对应的仓储设备、人员等的安排事项，就可以得到物料接收计划。
需要注意的是，采购部门的采购计划和进货的安排有时会发生变化。为适应这种动态变化的情况，仓储管理人员在编制物料接收计划时可以按月编制，采用“长计划短安排”的形式。
2. 物料入库前的具体准备工作
除编制物料接收计划外，仓储人员还要做好物料入库前的具体准备工作。仓储管理人员要根据物料接收计划，并且通过与物料采购部门、运输部门联系，在具体掌握了物料的数量、种类、到货时间、到货地点等详细的信息后，再确定接收。
物料入库前的具体准备工作主要包含以下内容。
（1）安排物料的储位。按照即将接收的物料的数量、种类、性能、保管时间、堆码要求等情况，计算物料需要占用的储位面积，然后进行必要的清场、腾仓、准备好验收的场地等。
（2）准备机械设备。根据即将接收的物料的数量、种类及接运方式等，确定物料搬运、装卸、计量的方法，然后配备相应的车辆、检验计量器材、装卸搬运机械设备、堆码苫垫工具及必要的防护用具等。
（3）组织存储作业人员。按照物料到达的数量、时间、地点等，组织相关人员做好接运、装卸搬运、检验、堆码等工作。
（4）准配充足的苫垫用品。根据物料的性质、尺寸、数量以及存放场地的具体条件，确定物料的堆码形式和苫盖形式，进而确定苫盖物料的数量，做到物料堆放与苫盖作业在一个时间完成，不重复工作。
（5）做好验收准备。仓储管理人员要根据物料的性质、批量等情况与存储管理制度，确定验收方法，并准备好验收时点数、称量、丈量、开箱装箱等作业所需要的工具。
（6）备好相关单据。仓储人员对物料入库需要的报表、单据、登记簿（如入库记录、料卡、理货检查单等）进行预填写，以免在入库时因填写匆忙，而导致局面混乱或数据错误。
二、物料接运
物料入库前的接运作业，其主要任务是及时且准确地向物料运输部门提取物料，将物料运输到仓库进行储存，并且办好手续，为接下来的物料验收做好准备。
物料接运作业的职责在于，防止把物料在运来之前与物料运输过程中发生的错误与损坏带入仓库。从而提前发现问题，为以后的物料检验、储存工作打下良好的基础。
以下将具体说明如何进行物料接运作业。
1. 车站、码头接货
在车站、码头接运物料时，主要完成三项工作，即知货、验货和运输。
（1）知货。知货是物料接运的重要环节。知货要求物料接运作业人员对物料的名称、型号、基本特性、运输条件和注意事项等全面、熟练地掌握，以确保物料在接运过程中不出现纰漏而影响物料的质量。
仓储管理人员可根据对物料的数量、体积大小等特征和运输条件的了解，做好相应的物料接运准备，例如根据物料的到货数量，组织装卸人员、器具和车辆。
（2）验货。在提取物料时，要根据物料提取单据和凭证，详细地核对物料名称、规格和数量，并且要注意物料的外观，查看包装封存是否完好，有没有沾污、受潮、水渍等异常状况。若有疑点或者与单据不符，应当场要求运输部门核对检查。对于缺损、破坏情况，如果因运输部门的过失造成，则应该形成书面记录。
（3）运输。这里的运输是指运输部门将物料由接货点运输到仓库的过程。在短途运输中，接运物料要做到“不混淆”，避免碰撞损坏。
2. 专用线接运作业
当收到专用线的到货通知后，应该立刻确定卸货的货位，力求缩短搬运的距离。同时，要准备好卸货所需机械设备与配备好作业人员，以准备卸货。
（1）到货后引导运输车辆对位，并进行检查，确认物料运输的封闭情况是否完好，如苫布等是否存在异常。
（2）接运作业人员要根据运单和相关的资料，核对物料的名称、规格、数量，并查看包装是否损坏或者出现散包、进水、受潮等现象。如在检验中发现异常，要请求专线运输部门复查并做好记录。
（3）卸货时，要注意分清车号、物料名称和规格，为物料的检验与入库提供便利。卸货过程中，要注意保护物料，保证包装完好，不自行打开包装。在堆放时，要根据物料的形式，采取合理的堆放方式。
（4）卸货完毕后，应编制卸货记录。在记录中，需记明卸车货位规格、数量，连同相关单据资料，并交于仓库保管人员。
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三、物料验收
物料验收是一项技术要求严格的作业，是根据规定，对物料的质量、数目、包装等进行检验查收工作的总称。做好物料验收工作具有十分重要的意义，体现在以下几个方面。
（1）为物料的储存保管工作打下基础。
（2）对物料的生产企业起到监督作用，从而保证物料质量。
（3）将验收记录作为日后索赔、退货、换货等的主要凭证。
物料验收的过程大致可以分为三步，即核对验收单据、确定抽样比例和实物验收。
1. 核对验收单据
物料入库时需要的验收单据如下表所示。
核对验收单据，就是将上面提到的验收单据加以整理，然后全面核对。若核对相符后，即可进行抽样与实物验收。若发现验收单据不齐全或与实际情况不相符，则要与物料接运单位协商解决。
2. 确定抽样比例
出于经济方面的考虑以及受人力、仓库条件等因素的制约，对某些大批量的物料可以不做全数验收，而是采取抽验的方法对物料进行验收。抽验时，抽验比例以签订的合同为标准，如果合同中没有明确抽验比例，则可以考虑以下因素。
（1）物料的价值。对贵重的物料（如价格昂贵的精密仪器等），在入库时的抽验比例稍大一些，在个别情况下要全部验收。对于那些价格低、数量大的物料，则可以降低验收比例。
（2）物料的特点与性质。物料的特点与性质不同，其验收的比例也会有所不同。对于那些性质不稳定或者质量容易变化的物料（如玻璃材质物料、易挥发物料），应提高验收比例。对于那些质量稳定的物料，只要外包装完好，内部就不易损坏，其验收比例可以设定得小一些。
（3）物料的生产技术水平。对于那些生产技术好、工艺水平高、质量稳定的物料，其验收比例可定得小一些，而对于那些生产技术比较低、质量不稳定的物料，交货验收时的验收比例则要定得大一些。
（4）包装情况。这里主要指包装的效果。对于包装的用料差、技术水平低、结构不牢固，会直接影响运输效果和物料质量，且易发生物料散落、丢失、损坏的物料，在验收时要确定较大的验收比例。对于包装质量好且完好无损的物料，验收比例可适当调小。
（5）运输方式和运输距离。在物料运输过程中，由于运输方式、运输工具、运输距离、运输中转环节的不同，会对物料的质量产生一定的影响。因此，在入库验收时，需要视情况设定验收的比例。如汽车运输并且运输距离比较长时，物料会因为运输途中振动较大而导致物料损坏较多，因而可在验收时确定较大的抽检比例；对于采取水运或者航运方式的物料，由于运输振动小，损坏也会小一些，则可适当调小验收比例。
（6）物料供应商的信誉。如果企业长期与某供应商合作，在接受该供应商的物料时，物料很少或者几乎不出现质量问题，则可以适当降低物料验收的比例；而对于信誉较差的供应商或是刚刚合作的供应商，则必须提高物料验收比例。
3. 实物验收
实物验收就是根据入库单据和相关技术资料对实物进行数量、质量的验收。
（1）数量验收。数量验收就是保证物料验收数量与采购数量一致，一般发生在质量验收之前。按照物料的性质与包装不同，数量验收方法可以分为三种，分别是计件法、检斤法和检尺求积法。数量验收方法的说明如下表所示。
（2）质量验收。质量验收包括多方面的内容，主要有外观质量验收、尺寸精度验收、物理机械性能验收和化学成分含量验收。一般情况下存储验收时只做外观质量验收和尺寸精度验收，对后两种验收则需要由专业的技术人员来操作。
1）物料外观质量验收。物料外观质量验收是指通过验收人员的眼睛，直观地检查物料及其包装外形是否存在被污损、受潮霉变等现象。
在进行外观质量验收时，如发现有严重缺陷的物料，要挑拣出来，另行存放，防止与好的物料混杂，并做好检验记录。
2）物料尺寸精度验收。不同物料的尺寸检验有其独特的要求：对圆形的物料，需要重点检查物料的直径和圆度；对管状的物料，需要重点检查厚度和内径；对板材类物料，需要重点检查厚度及其均匀度等。对于机械设备的精度检验，一般由专门的技术人员检验或直接由供应商负责。
尺寸精度的检验是一项技术性较强的检验，非常耗时耗力，如全部检验，那么工作量十分大，所以这类检验通常采用抽样方式。
3）物料理化验收。一般情况下，对于进口的物料需要进行理化检验。理化检验的工作较为复杂，通常由质检部负责，这里不多作介绍。
需要注意的是，在验收人员完成验收任务后，需要做出详细的记录，认真填写仓库物料验收码单和仓库物料验收记录，并做出书面总结，以便于向主管部门报告和便于查询工作。
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四、入库手续办理
物料验收合格后，要办理入库手续，包括登账、立卡、建档等工作。这是物料入库作业的最后一个环节。
1. 登账
为了准确地反映物料的进、出库和库存情况，仓库除了要有物料账凭以供结算外，还要建立详细的物料进、出和结存的明细料账，用以记录仓库物料的动态，并且为日后对账提供依据，见下表所示。
在登账时，要遵循以下原则。
（1）登账时必须以正式凭证为依据，如入库单、领料单。
（2）记账要保持连续、完整，按照日期顺序来，不能隔行、跳页等。账页要依次编号，在年末结存后转入新账，将旧账存档并妥善保管。
（3）使用蓝、黑色钢笔或水性笔登账，用红色笔冲账。当登场时出现错误时，不能胡乱涂改，而应该在错处画一条红色线表示注销，然后在错处上方填写正确的文字或数字，且要在更改处加印更改者的印章。
（4）记账时，数字或文字的书写应该占用空白的2/3，以便于改错。
2. 立卡
这里的“卡”是指料卡、料签或物料验收明细卡，是直接反应物料的名称、型号、规格、数量、进出动态及积存数的保管卡。
按其作用不同，料卡可以分为物料状态卡和物料标识卡。
物料状态卡是指用来标明物料所处业务状态或阶段的标示卡。依据ISO9000国家质量标准认证体系的要求，在仓库中要根据物料的状态，按照可追溯的要求，设置待检、待处理、合格等状态标识，如下图所示。
物料标识卡主要用来标明物料的名称、规格、批次和供应商信息。依据ISO9000国家质量标准认证体系的要求，在仓库中要根据物料的状态，按照供应商、入库批次的不同和可追溯性的要求来设置标识卡，如上图中的合格卡。
3. 建档
物料建档是指对物料入库作业全过程相关的资料单据进行整理、核对，建立档案资料。物料建档为物料的存储保管、出入库作业提供了良好的条件。
物料建档时一般要按照以下原则来操作。
（1）一物一档。存档资料必须做好一物一档。档案中一般要包括以下内容。
1）物料出厂时的各种技术资料和凭证，包括物料技术证明、合格证、发货明细表等。
2）物料的运输单据、货运记录和运输交接单等。
3）物料验收的入库通知单、验收记录、技术报告等。
4）物料保管期间的检查、保养、变动情况记录。
5）物料出库凭证。
（2）统一编号。对物料的档案应该统一编号，并且在档案上注明货位号，同时要在物料保管明细料账上注明档案编号，以便于查阅。物料的保管期限可以根据实际情况进行斟酌。
入库手续主要是一些单据的处理，完整的物料入库单据一般包括送货回单、料卡、账页、存储凭证。下图是形成入库单据的流程示意图，其中回单是物料验收入库后按照物料验收记录签回的单据。
从图中可以看出，单据在整个物料入库中的流程。在物料进入仓库前，需要将所有单据备齐。在仓储作业的不同阶段，物料入库的四种单据有不同的使用去向。在验收阶段，需要用到送货回单、料卡、账页；在验收完毕后，将回单交给物料运送单位以作为仓库收货的凭证；在物料的存放保管阶段，用到的是料卡和账页；在物料入库作业完成后，将存储凭证最后交由会计部门进行账目登记。
物料入库是仓储作业的开始。虽然入库作业的流程在各个仓库有所不同，但是大都包括入库准备、物料接运、物料验收、入库手续办理四个流程。仓储管理人员需掌握各个流程作业技能，确保入库作业的顺畅、高效。
一、入库准备
做好物料入库准备，可以保证物料准确、迅速地入库，防止因物料突然到达而造成场面混乱。物料入库前，仓储管理人员要编制物料接收计划，并做好物料入库前的具体准备工作。
1. 编制物料接收计划
为了便于配备各种物料接收机械设备、协调安排仓库储位、安排劳动作业人员，仓储管理人员必须事先编制物料接收计划。
物料接收计划依据采购部门提供的采购计划，再结合仓库本身的存储能力、机械设备条件和作业人员数量以及各种存储作业所需时间而制订。
采购部门提供的采购计划主要包括各类物料的进货时间以及进货物料的种类、规格、数量等。将采购计划稍作改动，再补入对应的仓储设备、人员等的安排事项，就可以得到物料接收计划。
需要注意的是，采购部门的采购计划和进货的安排有时会发生变化。为适应这种动态变化的情况，仓储管理人员在编制物料接收计划时可以按月编制，采用“长计划短安排”的形式。
2. 物料入库前的具体准备工作
除编制物料接收计划外，仓储人员还要做好物料入库前的具体准备工作。仓储管理人员要根据物料接收计划，并且通过与物料采购部门、运输部门联系，在具体掌握了物料的数量、种类、到货时间、到货地点等详细的信息后，再确定接收。
物料入库前的具体准备工作主要包含以下内容。
（1）安排物料的储位。按照即将接收的物料的数量、种类、性能、保管时间、堆码要求等情况，计算物料需要占用的储位面积，然后进行必要的清场、腾仓、准备好验收的场地等。
（2）准备机械设备。根据即将接收的物料的数量、种类及接运方式等，确定物料搬运、装卸、计量的方法，然后配备相应的车辆、检验计量器材、装卸搬运机械设备、堆码苫垫工具及必要的防护用具等。
（3）组织存储作业人员。按照物料到达的数量、时间、地点等，组织相关人员做好接运、装卸搬运、检验、堆码等工作。
（4）准配充足的苫垫用品。根据物料的性质、尺寸、数量以及存放场地的具体条件，确定物料的堆码形式和苫盖形式，进而确定苫盖物料的数量，做到物料堆放与苫盖作业在一个时间完成，不重复工作。
（5）做好验收准备。仓储管理人员要根据物料的性质、批量等情况与存储管理制度，确定验收方法，并准备好验收时点数、称量、丈量、开箱装箱等作业所需要的工具。
（6）备好相关单据。仓储人员对物料入库需要的报表、单据、登记簿（如入库记录、料卡、理货检查单等）进行预填写，以免在入库时因填写匆忙，而导致局面混乱或数据错误。
二、物料接运
物料入库前的接运作业，其主要任务是及时且准确地向物料运输部门提取物料，将物料运输到仓库进行储存，并且办好手续，为接下来的物料验收做好准备。
物料接运作业的职责在于，防止把物料在运来之前与物料运输过程中发生的错误与损坏带入仓库。从而提前发现问题，为以后的物料检验、储存工作打下良好的基础。
以下将具体说明如何进行物料接运作业。
1. 车站、码头接货
在车站、码头接运物料时，主要完成三项工作，即知货、验货和运输。
（1）知货。知货是物料接运的重要环节。知货要求物料接运作业人员对物料的名称、型号、基本特性、运输条件和注意事项等全面、熟练地掌握，以确保物料在接运过程中不出现纰漏而影响物料的质量。
仓储管理人员可根据对物料的数量、体积大小等特征和运输条件的了解，做好相应的物料接运准备，例如根据物料的到货数量，组织装卸人员、器具和车辆。
（2）验货。在提取物料时，要根据物料提取单据和凭证，详细地核对物料名称、规格和数量，并且要注意物料的外观，查看包装封存是否完好，有没有沾污、受潮、水渍等异常状况。若有疑点或者与单据不符，应当场要求运输部门核对检查。对于缺损、破坏情况，如果因运输部门的过失造成，则应该形成书面记录。
（3）运输。这里的运输是指运输部门将物料由接货点运输到仓库的过程。在短途运输中，接运物料要做到“不混淆”，避免碰撞损坏。
2. 专用线接运作业
当收到专用线的到货通知后，应该立刻确定卸货的货位，力求缩短搬运的距离。同时，要准备好卸货所需机械设备与配备好作业人员，以准备卸货。
（1）到货后引导运输车辆对位，并进行检查，确认物料运输的封闭情况是否完好，如苫布等是否存在异常。
（2）接运作业人员要根据运单和相关的资料，核对物料的名称、规格、数量，并查看包装是否损坏或者出现散包、进水、受潮等现象。如在检验中发现异常，要请求专线运输部门复查并做好记录。
（3）卸货时，要注意分清车号、物料名称和规格，为物料的检验与入库提供便利。卸货过程中，要注意保护物料，保证包装完好，不自行打开包装。在堆放时，要根据物料的形式，采取合理的堆放方式。
（4）卸货完毕后，应编制卸货记录。在记录中，需记明卸车货位规格、数量，连同相关单据资料，并交于仓库保管人员。
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三、物料验收
物料验收是一项技术要求严格的作业，是根据规定，对物料的质量、数目、包装等进行检验查收工作的总称。做好物料验收工作具有十分重要的意义，体现在以下几个方面。
（1）为物料的储存保管工作打下基础。
（2）对物料的生产企业起到监督作用，从而保证物料质量。
（3）将验收记录作为日后索赔、退货、换货等的主要凭证。
物料验收的过程大致可以分为三步，即核对验收单据、确定抽样比例和实物验收。
1. 核对验收单据
物料入库时需要的验收单据如下表所示。
核对验收单据，就是将上面提到的验收单据加以整理，然后全面核对。若核对相符后，即可进行抽样与实物验收。若发现验收单据不齐全或与实际情况不相符，则要与物料接运单位协商解决。
2. 确定抽样比例
出于经济方面的考虑以及受人力、仓库条件等因素的制约，对某些大批量的物料可以不做全数验收，而是采取抽验的方法对物料进行验收。抽验时，抽验比例以签订的合同为标准，如果合同中没有明确抽验比例，则可以考虑以下因素。
（1）物料的价值。对贵重的物料（如价格昂贵的精密仪器等），在入库时的抽验比例稍大一些，在个别情况下要全部验收。对于那些价格低、数量大的物料，则可以降低验收比例。
（2）物料的特点与性质。物料的特点与性质不同，其验收的比例也会有所不同。对于那些性质不稳定或者质量容易变化的物料（如玻璃材质物料、易挥发物料），应提高验收比例。对于那些质量稳定的物料，只要外包装完好，内部就不易损坏，其验收比例可以设定得小一些。
（3）物料的生产技术水平。对于那些生产技术好、工艺水平高、质量稳定的物料，其验收比例可定得小一些，而对于那些生产技术比较低、质量不稳定的物料，交货验收时的验收比例则要定得大一些。
（4）包装情况。这里主要指包装的效果。对于包装的用料差、技术水平低、结构不牢固，会直接影响运输效果和物料质量，且易发生物料散落、丢失、损坏的物料，在验收时要确定较大的验收比例。对于包装质量好且完好无损的物料，验收比例可适当调小。
（5）运输方式和运输距离。在物料运输过程中，由于运输方式、运输工具、运输距离、运输中转环节的不同，会对物料的质量产生一定的影响。因此，在入库验收时，需要视情况设定验收的比例。如汽车运输并且运输距离比较长时，物料会因为运输途中振动较大而导致物料损坏较多，因而可在验收时确定较大的抽检比例；对于采取水运或者航运方式的物料，由于运输振动小，损坏也会小一些，则可适当调小验收比例。
（6）物料供应商的信誉。如果企业长期与某供应商合作，在接受该供应商的物料时，物料很少或者几乎不出现质量问题，则可以适当降低物料验收的比例；而对于信誉较差的供应商或是刚刚合作的供应商，则必须提高物料验收比例。
3. 实物验收
实物验收就是根据入库单据和相关技术资料对实物进行数量、质量的验收。
（1）数量验收。数量验收就是保证物料验收数量与采购数量一致，一般发生在质量验收之前。按照物料的性质与包装不同，数量验收方法可以分为三种，分别是计件法、检斤法和检尺求积法。数量验收方法的说明如下表所示。
（2）质量验收。质量验收包括多方面的内容，主要有外观质量验收、尺寸精度验收、物理机械性能验收和化学成分含量验收。一般情况下存储验收时只做外观质量验收和尺寸精度验收，对后两种验收则需要由专业的技术人员来操作。
1）物料外观质量验收。物料外观质量验收是指通过验收人员的眼睛，直观地检查物料及其包装外形是否存在被污损、受潮霉变等现象。
在进行外观质量验收时，如发现有严重缺陷的物料，要挑拣出来，另行存放，防止与好的物料混杂，并做好检验记录。
2）物料尺寸精度验收。不同物料的尺寸检验有其独特的要求：对圆形的物料，需要重点检查物料的直径和圆度；对管状的物料，需要重点检查厚度和内径；对板材类物料，需要重点检查厚度及其均匀度等。对于机械设备的精度检验，一般由专门的技术人员检验或直接由供应商负责。
尺寸精度的检验是一项技术性较强的检验，非常耗时耗力，如全部检验，那么工作量十分大，所以这类检验通常采用抽样方式。
3）物料理化验收。一般情况下，对于进口的物料需要进行理化检验。理化检验的工作较为复杂，通常由质检部负责，这里不多作介绍。
需要注意的是，在验收人员完成验收任务后，需要做出详细的记录，认真填写仓库物料验收码单和仓库物料验收记录，并做出书面总结，以便于向主管部门报告和便于查询工作。
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四、入库手续办理
物料验收合格后，要办理入库手续，包括登账、立卡、建档等工作。这是物料入库作业的最后一个环节。
1. 登账
为了准确地反映物料的进、出库和库存情况，仓库除了要有物料账凭以供结算外，还要建立详细的物料进、出和结存的明细料账，用以记录仓库物料的动态，并且为日后对账提供依据，见下表所示。
在登账时，要遵循以下原则。
（1）登账时必须以正式凭证为依据，如入库单、领料单。
（2）记账要保持连续、完整，按照日期顺序来，不能隔行、跳页等。账页要依次编号，在年末结存后转入新账，将旧账存档并妥善保管。
（3）使用蓝、黑色钢笔或水性笔登账，用红色笔冲账。当登场时出现错误时，不能胡乱涂改，而应该在错处画一条红色线表示注销，然后在错处上方填写正确的文字或数字，且要在更改处加印更改者的印章。
（4）记账时，数字或文字的书写应该占用空白的2/3，以便于改错。
2. 立卡
这里的“卡”是指料卡、料签或物料验收明细卡，是直接反应物料的名称、型号、规格、数量、进出动态及积存数的保管卡。
按其作用不同，料卡可以分为物料状态卡和物料标识卡。
物料状态卡是指用来标明物料所处业务状态或阶段的标示卡。依据ISO9000国家质量标准认证体系的要求，在仓库中要根据物料的状态，按照可追溯的要求，设置待检、待处理、合格等状态标识，如下图所示。
物料标识卡主要用来标明物料的名称、规格、批次和供应商信息。依据ISO9000国家质量标准认证体系的要求，在仓库中要根据物料的状态，按照供应商、入库批次的不同和可追溯性的要求来设置标识卡，如上图中的合格卡。
3. 建档
物料建档是指对物料入库作业全过程相关的资料单据进行整理、核对，建立档案资料。物料建档为物料的存储保管、出入库作业提供了良好的条件。
物料建档时一般要按照以下原则来操作。
（1）一物一档。存档资料必须做好一物一档。档案中一般要包括以下内容。
1）物料出厂时的各种技术资料和凭证，包括物料技术证明、合格证、发货明细表等。
2）物料的运输单据、货运记录和运输交接单等。
3）物料验收的入库通知单、验收记录、技术报告等。
4）物料保管期间的检查、保养、变动情况记录。
5）物料出库凭证。
（2）统一编号。对物料的档案应该统一编号，并且在档案上注明货位号，同时要在物料保管明细料账上注明档案编号，以便于查阅。物料的保管期限可以根据实际情况进行斟酌。
入库手续主要是一些单据的处理，完整的物料入库单据一般包括送货回单、料卡、账页、存储凭证。下图是形成入库单据的流程示意图，其中回单是物料验收入库后按照物料验收记录签回的单据。
从图中可以看出，单据在整个物料入库中的流程。在物料进入仓库前，需要将所有单据备齐。在仓储作业的不同阶段，物料入库的四种单据有不同的使用去向。在验收阶段，需要用到送货回单、料卡、账页；在验收完毕后，将回单交给物料运送单位以作为仓库收货的凭证；在物料的存放保管阶段，用到的是料卡和账页；在物料入库作业完成后，将存储凭证最后交由会计部门进行账目登记。
