文件是公司各种规章制度、技术规范、数据记录的书面形式，是公司正常运转的重要保证。

一、文件的6S
1．整理
①明确哪一类文件需要，哪一类不需要；
②无效和不需要的文件及时清理。
2．整顿
①将文件分门别类保存；
②制作目录索引，便于查找。
3．清扫
①防潮防尘防虫；
②定期修补维护。
4．清洁
①专人管理；
②责任分明。
5．修养
①使用完后及时归位；
②爱护文件，节省用纸；
③按规定要求制定发行文件资料。
6.安全
妥善保管，无丢失或损坏现象。

二、存档管理
1．使用适合的文件夹
①选购一些容易存放、拿取、保管的文件夹；
②大小：根据文件大小选择A4A3或B5等类型；
③颜色：可活用色别管理，有规律选择使用，但切忌五花八门；
④厚度：根据文件量考虑5厘米或8厘米、10厘米等规格。
2．在文件夹的封面、侧面上注明类别名称、管理责任人、保管期限等。
3．在首页建立目录表，必要时每一类设一张位页，便于迅速寻找。

三、日常管理
1．设置专门的文件柜，用于存入文件；
2．设置条形带，便于管理和取放；
3．定期整理，做好防潮、防虫、防 火等工作。

四、日常维护
1．发行新版本时，及时回收销毁旧版本；
2．仅具有参考价值的资料，要特别注明；
3．文件变更时，要及时更 改目录索引。